5.1.3. Fatura ile Stok Girişi

Tedarikçinizden gelen malzemeleri stoka eklemenin en düzenli yolu, faturayı sisteme girmektir. Tek bir ekranda faturadaki tüm kalemleri girersiniz. Stoklar topluca artar, ham maddelerin alış fiyatı güncellenir ve fatura kaydı tedarikçinize bağlanır.

Gelen fatura ekranını açmak

Stoklar & Reçeteler > Stoklar > Stoklar sayfasını açın ve üstteki Gelen fatura butonuna tıklayın. Aynı buton Muhasebe > Faturalar sayfasında da bulunur.

Ekran iki bölümden oluşur. Sol tarafta kalem eklediğiniz form, sağ tarafta faturanın içeriği ve tedarikçi bilgileri bulunur.

Faturadaki kalemleri eklemek

1. Sol taraftaki Ham madde listesinden faturadaki malzemeyi seçin. Listede yoksa Yeni ham madde butonuyla ekleyebilirsiniz.
2. Miktar alanına faturadaki miktarı girin. Ham maddeyi seçtiğinizde birimi alanın yanında görünür. Miktarı bu birimle girin. Örneğin koli ile tanımlanan bir içecek için koli sayısını yazın.
3. Bir birimin alış fiyatı alanına bir birimin fiyatını girin.
4. Ekle butonuna basın. Kalem sağdaki Fatura içeriği tablosuna eklenir.
5. Faturadaki tüm kalemler için aynı adımları tekrarlayın.

Kaydetmeden önce sağdaki tabloyu faturayla satır satır karşılaştırın.

Tedarikçi ve fatura bilgileri

Sağ taraftaki Tedarikçi bölümünü başlığına tıklayarak açın ve faturanın bilgilerini girin:

• Tedarikçi: Varsayılan değer Hiçbiri'dir. Listede yoksa Yeni tedarikçi ile ekleyebilirsiniz.
• Fatura tarihi: Varsayılan olarak bugünün tarihi gelir. Faturadaki tarihle aynı olduğunu kontrol edin.
• Fatura numarası
• Ödendi mi? Varsayılan değer Hayır'dır. Faturayı ödediyseniz Evet seçin.
• Not: İsteğe bağlı açıklama.

Tedarikçi seçtiğinizde kaydetme butonu Kaydet & Stoklara ekle olur. Bu butonla hem stok artar hem de fatura kaydı oluşur.

Her alımda tedarikçi seçmenizi öneririz. Fatura kaydı, faturalar listesinde geriye dönük takip yapmanızı sağlar. 5.3. Maliyet Hesaplama dersinde anlatılan Reçete analizi de gerçek tedarik maliyetini bu fatura kayıtlarından alır.

PDF veya Excel ile fatura yüklemek

Kalemleri tek tek girmek yerine faturayı dosyadan yükleyebilirsiniz. Sağdaki Fatura içeriği menüsünde şu seçenekler bulunur:

• PDF fatura yükle: PDF faturadaki tedarikçi, fatura numarası, tarih ve satır bilgilerini okuyup forma doldurur. Kaydetmeden önce bir önizleme penceresi açılır.
• Faturayı Excel dosyasından yükle: Faturayı bir Excel dosyasından yükler.
• Fatura içeriğini Excel dosyasından yükle: Yalnızca fatura kalemlerini bir Excel dosyasından yükler.
• Tümünü sil: Fatura içeriği tablosundaki kalemleri siler.

Dosyadan gelen satırları kaydetmeden önce mutlaka kontrol edin. Özellikle ham madde eşleşmesine, miktara ve birim fiyata bakın.

Yapay zeka ile fatura okuma

PDF fatura yükle seçeneği faturayı sizin yerinize okur ve kalemleri forma doldurur. Satırları tek tek yazmanız gerekmez. Ritapos faturayı sırayla şu yollarla okumayı dener:

1. PDF içinde gömülü e-fatura verisi varsa bilgiler doğrudan bu veriden alınır.
2. Yoksa PDF'deki metin okunur. Taranmış faturalarda metin optik karakter tanıma ile çıkarılır.
3. Bu okuma güvenilir değilse fatura sayfalarının görüntüleri yapay zekaya gönderilir ve fatura yapay zeka ile okunur.

Okuma tarayıcınızda yapılır ve PDF dosyası mağaza arşivinize kaydedilir. Yapay zekaya gönderilen sayfa görüntüleri saklanmaz.

Adım adım

1. Gelen fatura ekranında Fatura içeriği menüsünden PDF fatura yükle seçeneğine tıklayın.
2. Bir PDF dosyası seçin alanından faturayı seçin ve Faturayı oku butonuna basın. Okuma sürerken ekranda ilerleme çubuğu görünür. Yapay zeka devreye girdiğinde Fatura yapay zeka ile okunuyor yazısını görürsünüz.
3. Fatura bilgileri penceresi açılır. Üstte tedarikçi, vergi numarası, vergi dairesi, fatura numarası, fatura tarihi ve ödenecek tutar yer alır. Hatalı bir alan varsa burada düzeltin.
4. Fatura içeriği tablosunda her satırın miktarını, alış fiyatını ve KDV oranını kontrol edin. Ritapos her satırı bir ham maddeyle eşleştirmeye çalışır. Eşleşen satır sayısı tablonun sağ üstünde görünür.
5. Eşleşmeyen satırlar için Ham madde sütunundaki listeden doğru ham maddeyi seçin. Listede yoksa Yeni ham madde butonuyla ekleyin.
6. Formu doldur butonuna basın. Eşleşen satırlar Fatura içeriği tablosuna eklenir, fatura bilgileri ve tedarikçi forma yazılır. Ekranda kaç satırın eklendiği ve kaçının eşleşmediği gösterilir.
7. Formu son kez kontrol edin ve Kaydet & Stoklara ekle butonuyla kaydedin.

Ham madde seçilmeyen satırlar forma eklenmez. En az bir satırı eşleştirmeden formu dolduramazsınız. Tedarikçi, vergi numarası veya ticari ünvana göre bulunur. Kayıtlı değilse yeni tedarikçi olarak eklenir.

Uyarılara dikkat edin

• Fatura yapay zeka ile okunduysa pencerenin üstünde bunu belirten bir uyarı çıkar. Bu durumda değerleri faturayla mutlaka karşılaştırın.
• Satırda uyarı simgesi varsa fatura birimi ile ham madde birimi farklıdır. Miktarı ham maddenin birimine göre düzeltin.
• Miktar ve fiyat otomatik düzeltildiyse satırda bunu belirten bir simge görünür. Bu satırları kontrol edin.

Gelen fatura sayfasından kaydetmeden çıkarsanız ekranda uyarı çıkmaz. Sayfadan ayrılmadan önce faturayı kaydettiğinizden emin olun.

Ödenmiş faturalar ve giderler

Ödendi mi alanında Evet seçilen fatura, işletme giderlerine otomatik olarak kaydedilir. Böylece aynı tutarı giderlere ikinci kez girmenize gerek kalmaz. Gider kaydı şöyle oluşur:

• Gider grubu, faturalar için ayrılan Fatura grubudur.
• Giderin adı tedarikçinin adıdır.
• Açıklamada fatura numarası ve fatura notu yer alır.
• Ödeme yöntemi Nakit, ödeme kaynağı Banka hesabı olarak kaydedilir.

Giderler hakkında ayrıntılı bilgi için 12.2. İşletme Giderleri dersine bakabilirsiniz. Bu gider kaydı 5.7. Prime Cost Aracı dersinde de karşınıza çıkar.

Alış fiyatı nasıl güncellenir

Stoklara ekleme yaptığınızda Ritapos, ham maddenin alış fiyatını ağırlıklı ortalama ile günceller:

Yeni alış fiyatı = (Eski miktar x Eski fiyat + Gelen miktar x Gelen fiyat) / Yeni toplam miktar

Örnek (örnek veri): Stokta 400,00₺/kg fiyatla 10 kg kıyma var. Faturayla 450,00₺/kg fiyatla 20 kg kıyma geliyor.

Yeni alış fiyatı = (10 x 400 + 20 x 450) / 30 = 13.000 / 30 = 433,33₺/kg

Mevcut stok sıfır veya eksiyse gelen fiyat olduğu gibi alınır. Stok eksideyken fatura girerseniz ekrandaki Negatif stoklara uygula kutusunu değerlendirin. Kutu işaretli değilse hesaplamada eksi stok sıfır kabul edilir.

FIFO ve ağırlıklı ortalama

Maliyet kontrolü kaynaklarında sık geçen bir diğer yöntem FIFO'dur (ilk giren ilk çıkar). FIFO iki anlamda kullanılır (Dopson ve Hayes, 2015; BC Cook Articulation Committee, 2015):

• Depolama ilkesi: Önce gelen ürün önce kullanılır. Yeni gelen ürün rafın arkasına, eskisi öne konur. Bu, bozulma ve son kullanma tarihi kaynaklı kaybı azaltır.
• Maliyetlendirme yöntemi: Kullanılan malzemenin maliyeti, en eski partinin fiyatından başlanarak hesaplanır.

Aynı örnekte 15 kg kıyma kullanıldığını düşünelim (örnek veri):

• FIFO ile maliyet: 10 x 400 + 5 x 450 = 6.250,00₺
• Ağırlıklı ortalama ile maliyet: 15 x 433,33 = 6.500,00₺

Ritapos maliyetlendirmede ağırlıklı ortalamayı kullanır. FIFO'yu ise mutfakta ve depoda bir raf düzeni olarak uygulamanızı öneririz. Bunun için SKT ve FIFO takip formunu kullanabilirsiniz.

Faturalar listesi ve fatura silme

Tedarikçi seçerek girdiğiniz tüm faturalar Stoklar & Reçeteler > Muhasebe > Faturalar sayfasında listelenir. Listede Eklenme, Ticari ünvan, Fatura tarihi, Fatura numarası, Toplam, Ödendi mi, Not ve İşlemler sütunları yer alır. Bu sayfada faturanın ödendi durumunu değiştirebilirsiniz.

Bir faturayı silerseniz:

• O faturayla eklenen miktarlar stoktan geri düşülür.
• Ortalama alış fiyatı geriye doğru yeniden hesaplanır.
• Faturaya bağlı gider kaydı da silinir.

Hatalı girilen bir faturayı silip doğrusunu girmek, stok miktarını elle düzeltmekten daha güvenlidir.

Tedarikçiler

Tedarikçi kartlarını Stoklar & Reçeteler > Muhasebe > Tedarikçiler sayfasında yönetirsiniz. Listede Ticari ünvan, Yetkili ismi, Yetkili telefon, Not ve İşlemler sütunları bulunur. Çok sayıda tedarikçiniz varsa listeyi Excel dosyasından da yükleyebilirsiniz.

Her satırda Faturalar, Düzenle ve Sil butonları bulunur.

Dikkat: Bir tedarikçiyi sildiğinizde ona bağlı faturalar da silinir ve bu faturalarla eklenen stoklar geri düşer. Çalışmayı bıraktığınız bir tedarikçiyi silmeden önce bu etkiyi göz önünde bulundurun.

Teslim alırken

Faturayı sisteme girmeden önce malı teslim alırken kontrol etmek, maliyet kontrolünün bir parçasıdır (Dopson ve Hayes, 2015). Miktarı, kaliteyi ve fiyatı siparişle karşılaştırın. Bu kontrol için teslimat kabul formunu kullanabilirsiniz.

Kaynaklar

• Dopson, L. R. ve Hayes, D. K. (2015). Food and Beverage Cost Control. 6. baskı. Wiley. Bölüm 3 ve 4.
• The BC Cook Articulation Committee (2015). Basic Kitchen and Food Service Management. BCcampus. Basic Inventory Procedures bölümü. opentextbc.ca