5.1.5. Stok Sayımı

Ritapos, satış, alım, zayi ve üretim hareketleriyle stoku sürekli günceller. Ancak raftaki gerçek miktar zamanla sistemdekinden ayrılabilir. Ölçüsüz porsiyonlar, kayda geçmeyen kayıplar veya hatalı girişler bu farkı yaratır. Düzenli fiziksel sayım, bu farkı görmenin ve stoku düzeltmenin yoludur.

Fiziksel sayım neden gerekli

Maliyet kontrolü kaynakları iki tür envanterden söz eder (Dopson ve Hayes, 2015; BC Cook Articulation Committee, 2015):

• Sürekli envanter: Her giriş ve çıkış kaydedilerek tutulan stoktur. Ritapos'taki stok miktarı bu türdendir.
• Fiziksel envanter: Raftaki malzemenin tek tek sayılmasıdır.

Fiziksel sayım, sürekli kaydın doğru olup olmadığını gösterir. Bu yüzden sistem stoku ne kadar düzenli tutulursa tutulsun, belirli aralıklarla sayım yapmak gerekir.

Sayıma hazırlık

• Sayımı servisin olmadığı bir saatte yapın. Sayım sırasında satış olursa sonuçları yorumlamak zorlaşır.
• Bekleyen faturaları sayımdan önce sisteme girin.
• Ham madde gruplarınızı depo düzenine göre kurduysanız her alanı ayrı bir sayımla sayabilirsiniz. Gruplar 5.1.1. Ham Madde Yönetimi dersinde anlatılır.
• Kâğıt üzerinde saymayı tercih ediyorsanız günlük stok sayım formunu kullanabilirsiniz.

Sayım başlatmak

Stoklar & Reçeteler > Stoklar > Stok sayımları sayfasını açın.

Listede Sayım tarihi, Durum, Gruplar ve İşlemler sütunları bulunur. Satırlarda Düzenle ve Sil butonları vardır. Uygulanmış bir sayımın Durum sütununda Uygulandı yazar.

1. Listenin üstündeki yeşil + butonuna tıklayın. Yeni stok sayımı paneli açılır.
2. Panelde "Sayım yapılacak ham madde kategorilerini seçin" ipucu yazar. Ham madde grupları altında her grubun bir anahtarı vardır ve hepsi açık gelir. Bölümde Tümünü seç ve Seçimi kaldır bağlantıları ile bir Ara kutusu da bulunur. Bu sayımda saymayacağınız grupların anahtarını kapatın.
3. + Oluştur butonuna basın. Vazgeçmek için İptal butonunu kullanın.

Sayım, başlığında Stok sayımı: ve ardından tarih ile saat yazan bir sayfada açılır. İsterseniz bu sayfadaki Not alanına bir not yazın.

Sayım başladığında seçili gruplardaki ham maddelerin o anki stok miktarı, Olması beklenen miktar olarak sayıma kopyalanır.

Sayılan miktarları girmek

Sayım sayfasındaki tabloda şu sütunlar bulunur: Grup, İsim, Birim, Olması beklenen miktar (g,ml,adet), Sayılan miktar (g,ml,adet), Miktar farkı (g,ml,adet), Sayım notu ve Kapanış notu. Her ham madde için Sayılan miktar alanına raftaki miktarı yazın. Gerekirse Sayım notu ekleyin. Örneğin "açık paket" veya "son kullanma tarihi yakın".

Miktarlar en küçük birimle girilir: gram, ml veya adet. Kilogram ile tuttuğunuz bir malzemenin 2,5 kg'ını 2500 olarak yazın. Sütun başlıkları da bunu hatırlatır.

Kör sayım: Olması beklenen miktar ve Miktar farkı sütunları yalnızca yönetici rollerine görünür. Sayımı yapan çalışan sistemdeki miktarı görmeden sayar. Bu yöntem, sayılan değerin sistemdeki rakama göre ayarlanmasını önler.

Sayımı kapatmak

Tüm miktarları girdikten sonra sayım sayfasındaki Kapat butonuna basın. Sayım kilitlenir ve artık değiştirilemez. Kapatma anında her ham maddenin sistemdeki stoku satır satır saklanır. Sayfadaki Sil butonu sayımı siler. Bu butonu yalnız yanlışlıkla açtığınız bir sayım için kullanın.

Kapattıktan sonra sayfada "Bu sayımı 7 gün içinde, … tarihine kadar uygulayın" bandı ile gri Tamamlandı ve Uygula butonları görünür.

Kapatmadan önce büyük farkları bir kez daha kontrol edin. Yanlış bir rafta sayılan veya birimi karışan bir malzeme, büyük bir fark olarak görünür.

Sayımı uygulamak

Kapatılan sayımı stoka yansıtmak için Uygula butonuna basın. Ritapos "Uyarı: Miktarları uygulamak istediğinizden emin misiniz?" diye sorar. Evet ile onaylayın, vazgeçmek için İptal seçin. Her satır için fark şöyle hesaplanır:

Fark = Sayılan miktar - Kapanış anındaki sistem stoku

Fark, stoka artı veya eksi olarak eklenir. Kapanıştan sonra yapılan satışlar korunur. Her satır yalnızca bir kez uygulanır.

Örnek (örnek veri):

• Kapanış anında sistemdeki kıyma: 12.400 g
• Sayılan kıyma: 11.900 g
• Fark: 11.900 - 12.400 = -500 g
• Kapanıştan sonra uygulamaya kadar 300 g kıyma satıldı. Sistem stoku 12.100 g oldu.
• Uygulama sonrası stok: 12.100 - 500 = 11.600 g. Bu değer, sayılan 11.900 g'dan sonradan satılan 300 g'ın düşülmüş halidir.

Uygulanmış bir sayımda 7 gün bandı görünmez. Tamamlandı ve Uygula butonları gri kalır. Sayımın uygulandığını Stok sayımları listesindeki Durum sütununda Uygulandı olarak görürsünüz.

Zamanlama: Sayımı kapattıktan sonra 7 gün içinde uygulamanız önerilir. Kapanıştan 30 gün sonra sayım uygulanamaz. Sayımı kapattığınız gün uygulamak en sağlıklısıdır.

Sayım farkını yorumlamak

Sayım ekranı farkı miktar olarak gösterir. Farkın parasal etkisini bulmak için miktarı ham maddenin en küçük birim maliyetiyle çarpın. Bu değeri Ham maddeler listesindeki Minimum birimin alış fiyatı sütununda bulabilirsiniz.

Önceki örnekte kıymanın maliyeti 0,45₺/g ise fark -500 x 0,45 = -225,00₺ olur (örnek veri).

Daha geniş bir bakış için dönemsel bir karşılaştırma yapabilirsiniz. Dopson ve Hayes bu karşılaştırmayı ulaşılabilir maliyet ile gerçek maliyet arasında yapar:

• Gerçek kullanım = Açılış stoku + Alımlar - Kapanış stoku
• Teorik kullanım = Satılan adet x Reçetedeki miktar
• Operasyonel verimlilik oranı = Gerçek kullanım / Teorik kullanım x 100

Örnek (örnek veri): Ay başında 40 kg kıyma vardı. Ay içinde 120 kg alındı. Ay sonu sayımında 35 kg çıktı. Gerçek kullanım 40 + 120 - 35 = 125 kg. Aynı ayda 180 g kıymalı köfteden 600 porsiyon satıldı. Teorik kullanım 600 x 0,180 = 108 kg.

Fark 17 kg'dır. Kıyma 450,00₺/kg ise bu fark 7.650,00₺ eder. Verimlilik oranı 125 / 108 x 100 = %115,74 olur.

Dopson ve Hayes'e göre bu oranın %100 ile %110 arasında olması ulaşılabilir kabul edilir. %110'un üzeri incelenmesi gereken bir sorun işaretidir. Çok düşük oranlar da reçeteye uyulmadığını gösterebilir. Örnekteki %115,74 için porsiyonları, reçeteleri ve kayda geçmeyen kayıpları gözden geçirmek gerekir.

Açılış ve kapanış stokunu iki sayımdan, alımları faturalar listesinden, satış adedini raporlardan alabilirsiniz. Ritapos'taki Reçete analizi ise teorik tüketimi tedarikle karşılaştırır. Bu araç 5.3. Maliyet Hesaplama dersinde anlatılır.

Sık karşılaşılan farklar ve nedenleri

• Birim karışıklığı: Kilogram yerine gram, koli yerine adet yazılması. Sayılan miktarı en küçük birimle girin.
• Girilmeyen fatura: Gelen mal sayılır ama sistemde yoktur. Sayımdan önce faturaları girin.
• Kayda geçmeyen kayıp: Bozulan veya dökülen malzeme. Bunları 5.1.6. Zayi Ham Maddeler dersinde anlatıldığı gibi kaydedin.
• Reçete farkı: Mutfakta reçeteden fazla malzeme kullanılması. Reçeteyi ve porsiyon ölçülerini kontrol edin.

Kaynaklar

• Dopson, L. R. ve Hayes, D. K. (2015). Food and Beverage Cost Control. 6. baskı. Wiley. Bölüm 4 ve 5.
• The BC Cook Articulation Committee (2015). Basic Kitchen and Food Service Management. BCcampus. Basic Inventory Procedures bölümü. opentextbc.ca