5.1. Stok Yönetimine Giriş

Ritapos'ta stok yönetimi ham maddeler ve reçeteler üzerine kuruludur. Satın aldığınız her malzemeyi ham madde olarak tanımlarsınız. Sattığınız her ürün için de bir reçete girersiniz. Sipariş tamamlandığında reçetedeki miktarlar stoktan düşer. Böylece stok, maliyet ve kârlılık aynı veriden beslenir.

Bu ders kursun haritasıdır. Menünün nerede olduğunu, stok miktarlarının hangi birimde tutulduğunu ve bu kursta hangi konuları adım adım öğreneceğinizi anlatır.

Stok ve maliyet kontrolü neden önemli

Bir yiyecek içecek işletmesinde maliyet, satın almayla başlar. Ardından teslim alma, depolama, hazırlık ve satış gelir. Bu zincirin her halkasında kayıp oluşabilir. Akademik çalışmalar maliyet kontrolünü satın almadan gelir kontrolüne kadar uzanan bir süreç olarak tanımlar (Çakır ve Özgür Göde, 2025).

Aynı çalışmada maliyet kontrolünün beş temel standarda dayandığı belirtilir:

• Standart malzeme kartı: Her malzemenin birimi, içeriği ve fiyatı tek bir kartta tanımlanır. Ritapos'ta bu kart ham maddedir.
• Standart reçete: Bir ürünün hangi malzemeden ne kadar kullanılarak hazırlanacağını belirler. Ritapos'ta reçete olarak girilir.
• Standart verim: Malzemenin temizlendikten sonra kullanılabilir kalan oranıdır.
• Standart porsiyon: Her satışta müşteriye verilen miktarın aynı olmasıdır.
• Standart food cost yüzdesi: Gıda maliyetinin gıda satışına oranı için belirlenen hedeftir.

Bu kurs, bu beş standardı Ritapos ekranlarıyla birlikte ele alır. Teoriyi kısa tutar, uygulamaya ağırlık verir.

Stoklar & Reçeteler menüsü ve Stok Kokpiti

Stokla ilgili tüm ekranlar sol menüde YÖNETİM başlığının altındaki Stoklar & Reçeteler bölümündedir.

Bu bölüme tıkladığınızda Stok Kokpiti açılır. Kokpit, stokla ilgili sayfaları kartlar halinde toplar. Üstteki Stok ve reçete ara kutusuyla aradığınız sayfaya hızla ulaşabilirsiniz.

Kokpitteki bölümler ve içindeki sayfalar şunlardır:

• Ham maddeler: Ham madde grupları ve Ham maddeler. Satın aldığınız malzemeleri burada tanımlarsınız.
• Stoklar: Stoklar, Zayi ham maddeler ve Stok sayımları. Eldeki miktarı, kayıpları ve sayımları burada yönetirsiniz.
• Reçeteler: Reçeteler ve Alt reçeteler. Ürünlerin içeriğini burada tanımlarsınız.
• Üretim: Üretim reçeteleri, Üretim reçetesine göre üretim yap ve Ham maddeye dönüştür. Yarı mamul ve paketli ürünleri stoka almak için kullanılır.
• Muhasebe: Tedarikçiler ve Faturalar. Alım belgelerinizi burada izlersiniz. Bazı hesaplarda bu kartta Zirve, Taşıyıcılar ve Sürücüler bağlantıları da bulunur.

Franchise yapısında çalışan ve B2B paketi olan işletmelerde bu listeye Depo (B2B) kartı da eklenir. Bu bölüm 5.4. Depo Siparişi Ekleme dersinde anlatılır.

Maliyet analizleri ise sol menüde RAPORLAR & ARAÇLAR başlığının altındaki Araçlar bölümündedir. Food cost, prime cost ve menü mühendisliği araçları kursun son üç dersinde anlatılır. Bu araçlar için premium paket ve Raporlar: Detaylı yetkisi olan bir rol gerekir.

Stok miktarları hangi birimde tutulur

Ritapos stok miktarını en küçük birimde tutar: gram, mililitre veya adet. Siz bir ham maddeyi kilogram, litre ya da koli olarak tanımlasanız da sistem arka planda en küçük birime çevirir. Ekranda ise yine tanımladığınız birimle gösterir.

• Kilogram ve litre 1000 ile çarpılır. 2 kg pirinç, 2000 gram olarak saklanır.
• cl 10 ile çarpılır. 50 cl, 500 ml olarak saklanır.
• Koli, paket, kutu, fıçı ve şişe gibi paketli birimlerde miktar, paket sayısı ile paketin içeriği çarpılarak bulunur. Örnek: 1 koli = 12 şişe x 750 ml ise 2 koli, 18.000 ml olarak saklanır.

Bu yapı sayesinde reçetede gram ile çalışabilir, faturayı ise koli olarak girebilirsiniz. Ayrıntılar 5.1.1. Ham Madde Yönetimi dersindedir.

Kimler hangi ekranları kullanır

Ritapos'ta yetkiler rollerle verilir. Kullanıcı eklerken bir rol seçersiniz: Garson, Kasiyer, Mutfak, Depo çalışanı, Depo yöneticisi, İşletme yöneticisi gibi. Rol ekleme adımları 8.1. Kullanıcı Ekleme dersinde anlatılır.

Varsayılan rol ve yetkiler tablosu, her rolün neleri yapabildiğini gösterir. Tablo yeni kullanıcı formunda değildir. Kullanıcılar liste sayfasında, kullanıcı listesinin altında yer alır. Bu kursla ilgili sütunlar şunlardır:

• Raporlar: Detaylı ve Günlük. Maliyet araçlarını kullanmak için rolün Detaylı rapor yetkisi olmalıdır.
• Reçete: Reçeteleri değiştirebilir ve Reçete detaylarını görebilir.
• Ürün: Düzenleyebilir ve Fiyatları değiştirebilir.

Yeni kullanıcı formunda Rol alanı varsayılan olarak Özel gelir.

Stok ekranlarından birini menüde göremiyorsanız işletme yöneticinizden rolünüzü kontrol etmesini isteyin.

Bu kursta neler öğreneceksiniz

Dersler, bir işletmenin stok sistemini kurarken izleyeceği sırayla dizildi:

1. 5.1.1. Ham Madde Yönetimi: ham madde grupları, birimler ve paket içerikleri.
2. 5.1.2. Stoklar Ekranı ve Kritik Stok: stok değeri, minimum ve ideal miktar, par stok.
3. 5.1.3. Fatura ile Stok Girişi: gelen fatura, tedarikçiler ve ağırlıklı ortalama maliyet.
4. 5.1.4. Excel İşlemleri: toplu yükleme, güncelleme ve tablo dışa aktarımı.
5. 5.1.5. Stok Sayımı: kör sayım, sayımı kapatma ve uygulama.
6. 5.1.6. Zayi Ham Maddeler: beklenmeyen kayıpların kaydı ve maliyeti.
7. 5.2. Reçete Ekleme ve Düzenleme: standart reçete, fire ve verim.
8. 5.3. Maliyet Hesaplama: reçete maliyetini ürüne aktarma ve Reçete analizi.
9. 5.4. Depo Siparişi Ekleme: franchise merkezinden ham madde siparişi.
10. 5.5. Üretim Modülü: üretim reçetesi, fire ve parti maliyeti, üretim maliyetini çıktı ham maddeye uygulama ve ham maddeye dönüştürme.
11. 5.6. Food Cost Aracı: gerçek ve hedef food cost.
12. 5.7. Prime Cost Aracı: gıda ve personel maliyeti birlikte.
13. 5.8. Menü Mühendisliği Aracı: ürünleri popülerlik ve katkıya göre sınıflandırma.

Hesaplamaları sisteme girmeden önce denemek isterseniz işletmeler için ücretsiz araçlar sayfasındaki hesaplayıcıları kullanabilirsiniz. Stok ve maliyet özelliklerinin genel tanıtımı stok ve maliyet yönetimi sayfasındadır.

Kaynaklar

• Çakır, Ş. ve Özgür Göde, M. (2025). A systematic review of studies addressing the cost control process in food and beverage businesses. Journal of Tourism, Leisure and Hospitality, 7(1), 57-75. doi.org/10.48119/toleho.1643299