5.1.4. Excel İşlemleri

Çok sayıda ham madde ile çalışıyorsanız kayıtları tek tek girmek zaman alır. Ritapos, ham madde eklemeyi ve fiyat, stok, harici kod gibi alanları güncellemeyi Excel dosyasıyla toplu olarak yapmanızı sağlar. Bu derste İşlemler menüsündeki Excel seçeneklerini, tabloları dışa aktarmayı ve toplu işlemlerde dikkat edilecek noktaları öğreneceksiniz.

Ürünleri Excel ile güncellemek farklı bir akıştır ve ürün listesinden yapılır. Bunun için 4.5. Excel'den Ürün Güncelleme dersine bakın.

İşlemler menüsündeki seçenekler

Ham maddeler veya Stoklar listesinin sağ üstündeki İşlemler menüsünü açın. Menüde şu seçenekler bulunur:

• Ritapos Ai ile zenginleştir
• Excel dosyasından yükle
• Ham madde harici kodlarını Excel'den yükle
• Excel dosyasından fiyatları güncelle
• Excel dosyasından stokları güncelle
• Negatif stoklu ham maddeleri sıfırla
• Tüm ham maddeleri sıfırla
• Tüm ham maddeleri sil

Franchise üyesi işletmelerde indirim oranlarını Excel ile güncelleme seçeneği de görünebilir. Ritapos Ai ile zenginleştir seçeneği 5.1.1. Ham Madde Yönetimi dersinde anlatılır.

Excel dosyasının formatını indirmek

Excel seçeneklerinden birine tıkladığınızda bir pencere açılır. Penceredeki Excel formatını indirmek için tıklayın bağlantısıyla doğru sütunları içeren örnek dosyayı indirin. Kendi dosyanızı bu şablona göre hazırlayın.

Pencerede iki önemli alan vardır:

• Bir Excel dosyası seçin: Hazırladığınız dosya.
• Eşitleme kolonu: Sistemin dosyadaki satırları mevcut ham maddelerle hangi sütuna göre eşleştireceği. Ham madde veya Harici kod seçeneklerinden birini seçin.

Dosyayı seçip Yükle butonuna basın. İptal ile pencereden çıkabilirsiniz.

Ham maddeleri Excel'den yüklemek

Excel dosyasından yükle seçeneği, seçtiğiniz eşitleme kolonuna göre yeni ham maddeler ekler ve mevcut olanları günceller. Sisteme ilk kez geçerken bütün ham madde listenizi bu yolla aktarabilirsiniz.

Koli, paket gibi paketli birimler için dosyada içerik bilgisi sütunları da bulunur: içindeki adet sayısı, bir adetin miktarı ve içindekilerin birimi. Bu sütunları doğru doldurmak, en küçük birim maliyetinin doğru hesaplanması için önemlidir. Yüklemeden sonra listede birim, içerik bilgisiyle birlikte görünür. Örneğin Koli (12x750 Ml).

Yüklemeden önce şunları kontrol edin:

• Ham madde grubu adları doğru yazıldı mı? Sistemde bulunmayan bir grup adı için o adla yeni bir grup oluşturulur.
• Birimler şablondaki yazımla aynı mı?
• Fiyatlar seçtiğiniz birim için mi yazıldı? Örneğin koli ile tanımlanan ürünün fiyatı koli fiyatı mı?

Fiyatları ve stokları Excel ile güncellemek

Excel dosyasından fiyatları güncelle seçeneği, eşitleme kolonuna göre bulunan ham maddelerin maliyetini, satış fiyatını ve KDV oranını dosyadaki değerlerle günceller. Tedarikçi fiyat listesi değiştiğinde tüm fiyatları tek seferde güncellemek için kullanışlıdır.

Fiyat güncellemesinden sonra reçete maliyetlerinin de güncel kalması için 5.3. Maliyet Hesaplama dersindeki adımları uygulayın.

Excel dosyasından stokları güncelle seçeneği, ham maddelerin stok miktarını (amount) ve minimum ve ideal miktarlarını (minAmountLimit, idealAmount) dosyadaki değerlerle değiştirir. Dosyadaki değer mevcut değerin üzerine yazılır, eklenmez. Ritapos birim dönüşümü yapmaz, bu yüzden değerleri en küçük birimde (g, ml veya adet) yazın.

Örnek (örnek veri): Stokta 3.500 g kıyma var. Dosyada kıymanın amount değerine 5000 yazarsanız stok 5.000 g olur, 8.500 g olmaz.

Stok miktarlarını bir sayım sonucuna göre düzeltmek istiyorsanız 5.1.5. Stok Sayımı dersinde anlatılan sayım akışını kullanmanızı öneririz. Sayım, beklenen ve sayılan miktarı yan yana gösterir.

Harici kodları yüklemek

Başka bir stok veya muhasebe programı kullanıyorsanız ham maddelerinizin oradaki kodlarını Ritapos'a aktarabilirsiniz. Ham madde harici kodlarını Excel'den yükle seçeneği bu eşleştirmeyi toplu olarak yapar. Harici kodlar, Ham maddeler ve Stoklar listelerindeki Harici kod sütununda görünür.

Tabloları dışa aktarmak

Ham maddeler ve Stoklar listelerinin üstünde Kopyala, Excel, PDF, Yazdır ve Sütunlar butonları bulunur.

• Kopyala: Tabloyu panoya kopyalar.
• Excel ve PDF: Tabloyu dosya olarak indirir.
• Yazdır: Tabloyu yazdırır. Sayım listesi veya sipariş kontrolü için kullanışlıdır.
• Sütunlar: Tabloda görünen sütunları seçmenizi sağlar.

Sütunlar butonunun yanında bir tam ekran ikonu da bulunur.

Dışa aktarılan dosya, ekranda gördüğünüz tabloyu içerir. Bu dosyayı Excel ile güncelleme şablonu yerine kullanmayın. Güncelleme için her zaman pencerede indirdiğiniz formatı kullanın.

Toplu sıfırlama ve silme işlemlerinde dikkat

İşlemler menüsünün alt kısmındaki üç seçenek tüm ham maddelerinizi etkiler:

• Negatif stoklu ham maddeleri sıfırla: Eksiye düşmüş stokları sıfıra çeker.
• Tüm ham maddeleri sıfırla: Tüm ham maddelerin stok miktarını sıfırlar.
• Tüm ham maddeleri sil: Ham madde kayıtlarını siler.

Bu işlemleri yalnızca ne yaptığınızdan eminseniz kullanın. Uygulamadan önce Ham maddeler ve Stoklar tablolarını Excel olarak dışa aktarıp saklamanızı öneririz.

İlgili dersler

• Faturayı veya fatura içeriğini Excel'den yüklemek: 5.1.3. Fatura ile Stok Girişi
• Ürünleri Excel ile güncellemek: 4.5. Excel'den Ürün Güncelleme