5.1.1. Ham Madde Yönetimi

Ham madde, satın aldığınız ve stokta tuttuğunuz her malzemedir: un, kıyma, süt, karton bardak, şişe içecek. Reçeteler, stok sayımları ve maliyet hesapları ham madde kartından beslenir. Bu yüzden ham maddeleri doğru birim ve doğru fiyatla tanımlamak, stok sisteminin ilk ve en önemli adımıdır.

Akademik kaynaklarda bu karta standart malzeme kartı denir. Her malzemenin birimi, içeriği ve fiyatı tek bir yerde tanımlanır (Çakır ve Özgür Göde, 2025). Ritapos'ta bu kart ham madde formudur.

Ham madde grupları

Önce ham maddelerinizi gruplara ayırın. Gruplar listeyi düzenli tutar ve filtrelemeyi kolaylaştırır. Ayrıca stok sayımı başlatırken hangi grupların sayılacağını bu gruplara göre seçersiniz.

Stoklar & Reçeteler > Ham maddeler > Ham madde grupları sayfasını açın ve yeni bir grup ekleyin. Grup için bir başlık ve sıra girmeniz yeterlidir.

Gruplar listede alfabetik sırayla görünür. Her grubun yanında içindeki ham madde sayısı yazar. Satırlarda + Ham madde ekle ve Düzenle butonları bulunur.

Grupları sayım düzeninize göre kurmanızı öneririz. Örneğin soğuk oda, kuru depo ve bar ayrı gruplar olursa her alanı ayrı bir sayımla sayabilirsiniz.

Yeni ham madde ekleme

Stoklar & Reçeteler > Ham maddeler > Ham maddeler sayfasında tüm ham maddeleriniz listelenir. Tabloda şu sütunlar bulunur: Grup, Ham madde, Harici kod, Birim, Bir birimin alış fiyatı, Minimum birimin alış fiyatı, Bir birimin satış fiyatı, Minimum birimin satış fiyatı ve İşlemler.

Listedeki fiyat hücreleri düzenlenebilir giriş kutusu olarak görünür.

Her satırda Reçete, Düzenle ve Sil butonları bulunur. Ham maddenin geçtiği faturaları ise Stoklar listesindeki Faturalarda butonuyla görebilirsiniz (5.1.2. Stoklar Ekranı ve Kritik Stok).

Yeni bir ham madde eklemek için listenin üstündeki + butonunu kullanın. Sağda Yeni ham madde paneli açılır. Gelen fatura ekranında listede olmayan bir malzemeyle karşılaşırsanız aynı formu oradan da açabilirsiniz.

Formdaki temel alanlar şunlardır:

• Ham madde grubu: Ham maddenin bağlı olduğu grup.
• İsim: Ham maddenin listede ve reçetede görünecek adı. Tedarikçinizin faturasındaki adla aynı veya benzer bir ad seçerseniz fatura girişi kolaylaşır.
• Birim: Ham maddeyi hangi birimle satın aldığınız. Yeni panelde varsayılan birim Koli* gelir. Kendi biriminizi seçmeyi unutmayın. Bir sonraki bölümde ayrıntılı anlatılır.
• Bir birimin alış fiyatı: Seçtiğiniz birimin size maliyeti. Örneğin birim kilogram ise 1 kg'ın alış fiyatı. Stok değeri ve fatura girişleri bu fiyattan güncellenir.
• Bir birimin satış fiyatı: Ham maddenin bir biriminin satış fiyatı. Ritapos reçete maliyetini bu fiyattan hesaplar. Franchise merkezleri bu alanı şubelere sattıkları fiyat için de kullanır.
• Vergi: Ham maddenin vergi oranı. Varsayılan değer 10'dur.
• Gelişmiş bölümündeki Barkod ve Harici kod: Barkod okutma ve başka bir sistemle eşleştirme için kullanılır.

Formda Birim alanının altında şu not görünür: "Reçete maliyetleri satış fiyatına göre hesaplanacaktır." Bu yüzden Bir birimin satış fiyatı alanını güncel tutun.

Kritik stok için kullanılan minimum ve ideal miktar bu formda yer almaz. Bu değerleri Excel dosyasından stokları güncelle ile girersiniz. Ayrıntılar 5.1.2. Stoklar Ekranı ve Kritik Stok dersindedir.

Birim seçimi ve paket içerik bilgileri

Birim alanında şu seçenekler bulunur: Koli*, Paket*, Kutu*, Fıçı*, Şişe*, Adet, Kilogram, Gram, Litre, cl ve ml.

Yıldızlı seçenekler paketli birimlerdir. Bir reçetede koli ya da paket olarak malzeme kullanılmaz. Bu yüzden paketli bir birim seçtiğinizde İçerik bilgileri alanı açılır ve paketin içinde ne olduğunu tanımlarsınız:

• İçindeki adet sayısı: Bir pakette kaç adet bulunduğu.
• İçindekilerin birimi: Adet, Gram, cl veya ml.
• Bir adetin içindeki miktar: İçerideki her adetin miktarı.

Örnek: Sızma zeytinyağını koli ile alıyorsunuz. Her kolide 12 şişe var ve her şişe 750 ml. Bu durumda Birim olarak Koli seçin, İçindeki adet sayısına 12, İçindekilerin birimine ml, Bir adetin içindeki miktara 750 yazın. Reçetede bu ham maddeyi ml olarak kullanırsınız.

Reçete satırındaki birim, ham maddenin biriminden gelir:

• Kilogram ile tanımlanan ham madde reçetede gram ile kullanılır.
• Litre veya cl ile tanımlanan ham madde reçetede ml ile kullanılır.
• Adet ile tanımlanan ham madde reçetede adet ile kullanılır.
• Paketli ham maddede İçindekilerin birimi kullanılır.

Bu nedenle bir ham maddenin birimini, reçetede nasıl kullanacağınızı düşünerek seçin.

En küçük birim maliyeti nasıl oluşur

Ham maddeyi kaydettiğinizde Ritapos, en küçük birimin maliyetini kendisi hesaplar. Listede bu değeri Minimum birimin alış fiyatı sütununda görürsünüz. Stok değeri bu sütundaki alış fiyatını kullanır. Reçete maliyeti ve Reçete analizi ise Minimum birimin satış fiyatı sütununu kullanır.

• Kilogram ve litrede fiyat 1000'e bölünür.
• cl'de fiyat 10'a bölünür.
• Paketli birimde fiyat, adet sayısı ile adet miktarının çarpımına bölünür. İçindekilerin birimi cl ise ayrıca 10'a bölünür.
• Sonuç virgülden sonra üç haneye yuvarlanır.

Örnek (örnek veri):

• Kıyma, Birim: Kilogram, alış fiyatı 180,00₺. En küçük birim maliyeti 180 / 1000 = 0,18₺/g.
• Sızma zeytinyağı, Birim: Koli (12 x 750 ml), alış fiyatı 3.600,00₺. En küçük birim maliyeti 3.600 / (12 x 750) = 3.600 / 9.000 = 0,40₺/ml.

Alış fiyatını her zaman seçtiğiniz birim için girin. Koli ile tanımlanan bir ürüne şişe fiyatı yazarsanız tüm reçete maliyetleri yanlış çıkar.

Satın alma birimi ile mutfakta kullanılan miktar her zaman aynı değildir. Bir malzemenin satın alındığı hali ile temizlendikten sonra kullanılabilir hali arasındaki farka verim denir (BC Cook Articulation Committee, 2015). Verimin reçeteye nasıl yansıtılacağı 5.2. Reçete Ekleme ve Düzenleme dersinde anlatılır.

Basit stok takibi

Şişe su, kutu içecek veya paketli atıştırmalık gibi ürünleri olduğu gibi satıyorsanız ayrı bir ham madde ve reçete kurmanıza gerek yoktur. Bu ürünler için basit stok takibini kullanabilirsiniz.

Yeni bir ürün eklerken Ürün listesi > + > Yeni ürün > Gelişmiş bölümündeki Basit stok takibini etkinleştir seçeneğini işaretleyin. Ürün kaydedildiğinde açılan pencerede ürünle aynı adda, birimi Adet olan bir ham madde ve 1 adetlik bir reçete otomatik oluşturulur. Ürünü içeren her sipariş tamamlandığında bu ham maddenin stoku satılan adet kadar azalır.

Bu seçenek yeni ürün eklerken görünür. Ürün ekleme adımları 4.2. Ürün Ekleme ve Düzenleme dersindedir.

Franchise merkezi için ek alanlar

Franchise merkezleri, şubelerine malzeme gönderdikleri için ham madde formunda ek alanlar görür.

• Depo'dan sipariş edilebilir: Evet seçilirse şubeler bu ham maddeyi merkez deposundan sipariş edebilir. Yaş sebze ve meyve gibi şubenin kendisinin aldığı malzemeler için Hayır seçin. Bu malzemeler reçetelerde yer alır ama depo siparişi listesinde görünmez.
• İşletmelerin fatura girişi ile eklemesine de izin ver: Şubelerin bu ham maddeyi kendi faturalarıyla stoka eklemesine izin verir.

Depo siparişi akışı 5.4. Depo Siparişi Ekleme dersinde anlatılır.

Ritapos Ai ile zenginleştir

Ham maddeler listesindeki İşlemler menüsünde Ritapos Ai ile zenginleştir seçeneği bulunur. Bu işlem ham madde kayıtlarınızı yapay zeka ile tamamlar. İşlem arka planda sırayla yürür. Sonuçları kaydetmeden önce kontrol etmenizi öneririz.

Aynı menüdeki Excel seçenekleri 5.1.4. Excel İşlemleri dersinde anlatılır.

Kaynaklar

• Çakır, Ş. ve Özgür Göde, M. (2025). A systematic review of studies addressing the cost control process in food and beverage businesses. Journal of Tourism, Leisure and Hospitality, 7(1), 57-75. doi.org/10.48119/toleho.1643299
• The BC Cook Articulation Committee (2015). Basic Kitchen and Food Service Management. BCcampus. Yield Testing bölümü. opentextbc.ca