5.1.2. Stoklar Ekranı ve Kritik Stok

Stoklar ekranı, elinizde hangi ham maddeden ne kadar olduğunu ve bu stokun parasal değerini gösterir. Kritik seviyeye inen malzemeleri de bu ekrandaki renklerden takip edersiniz. Bu derste ekranı okumayı, minimum ve ideal miktarı belirlemeyi ve par stok mantığını öğreneceksiniz.

Stoklar ekranını okumak

Stoklar & Reçeteler > Stoklar > Stoklar sayfasını açın. Tabloda şu sütunlar bulunur:

• Grup ve Ham madde: Ham maddenin grubu ve adı.
• Harici kod: Başka bir sistemle eşleştirme kodu.
• Miktar: Eldeki stok. Kritik durum miktar yazısının rengiyle gösterilir.
• Birim: Ham maddeyi tanımladığınız birim, örneğin Kilogram veya Litre. Paketli birimlerde paketin içeriği de görünür, örneğin Koli (12x750 Ml). Bu satırlarda miktar, tam koli sayısı ve kalan ml olarak yazılır, örneğin 1 + 8435 ml.
• Bir birimin alış fiyatı: Güncel alış fiyatı.
• Toplam: O satırdaki stokun parasal değeri.
• İşlemler: Satır işlemleri.

Sayfanın üstündeki Gelen fatura butonu alım girişi içindir. Bu konu 5.1.3. Fatura ile Stok Girişi dersinde anlatılır.

Stok nasıl azalır ve artar

Stok miktarı birkaç yoldan değişir:

• Satış: Bir sipariş tamamlandığında, siparişteki her ürünün reçetesindeki miktarlar stoktan düşer. Düşülen miktar, reçetedeki Miktar ile Fire toplamının satılan adetle çarpımıdır. Reçetesi olmayan ürünler stoktan düşmez.
• Siparişi yeniden açma veya iptal: Tamamlanan bir sipariş yeniden açılırsa ya da iptal edilirse düşülen miktarlar stoka geri eklenir. Ayrıntılar 6.10. Kapatılan Bir Siparişi Yeniden Açmak dersindedir.
• Alım: Gelen fatura ile stok artar.
• Sayım: Uygulanan bir stok sayımı, stoku sayılan miktara eşitler. Bkz. 5.1.5. Stok Sayımı.
• Zayi: Zayi kaydı stoku düşürür. Bkz. 5.1.6. Zayi Ham Maddeler.
• Üretim: Üretim yapıldığında girdiler azalır, üretilen ham madde artar. Bkz. 5.5. Üretim Modülü.

Satış sırasında stok eksiye düşebilir. Bu durum genellikle alımın sisteme henüz girilmediğini veya reçetede bir farklılık olduğunu gösterir. Eksi stok gördüğünüzde önce son faturaların girilip girilmediğini kontrol edin.

Stok değeri nasıl hesaplanır

Sayfanın üstündeki kutu, toplam stok değerinizi gösterir. Kutuda örneğin "Stoktaki ürünlerin toplam tutarı 46.509,00₺." yazar. Her satırın değeri Toplam sütunundadır.

Stok değeri = Miktar (en küçük birimde) x En küçük birimin alış maliyeti

Eksi stoklar bu toplamda sıfır olarak sayılır.

Örnek (örnek veri): Stokta 3.500 g kıyma var. Kıymanın alış fiyatı 180,00₺/kg, yani 0,18₺/g. Bu satırın değeri 3.500 x 0,18 = 630,00₺ olur.

Alış fiyatı, her alımda ağırlıklı ortalama ile güncellenir. Hesap yöntemi 5.1.3 dersinde örnekle anlatılır.

Minimum ve ideal miktar

Her ham madde için iki sınır tanımlayabilirsiniz. Bu sınırları İşlemler > Excel dosyasından stokları güncelle ile girersiniz. Dosyada minimum miktar minAmountLimit, ideal miktar idealAmount sütunundadır:

• Kabul edilebilir minimum miktar: Bu miktarın altına inildiğinde sipariş vermeniz gerekir.
• Bulunması istenen ideal miktar: Sipariş sonrası ulaşmak istediğiniz miktar.

Değerleri en küçük birimde (g, ml veya adet) yazın. Örneğin kilogram ile tanımlanan bir ham madde için 18 kg yerine 18000 yazın. Excel işlemleri 5.1.4. Excel İşlemleri dersinde anlatılır.

Tüm ham maddelerin sınırlarını tek tabloda görmek için Stoklar sayfasında Göster menüsünü açın ve Miktar limitleri seçeneğini seçin. Göster menüsünde şu seçenekler bulunur: Ham maddeler, Stoklar, Miktar limitleri, Tanımlanmış vergiler ve Harici kod.

Miktar limitleri tablosunda şu sütunlar bulunur: Grup, Ham madde, Kabul edilebilir minimum miktar ve Bulunması istenen ideal miktar.

Kırmızı ve yeşil renkler

Stoklar listesindeki Miktar sütunu iki renkle size yol gösterir. Renk satırın tamamına değil, yalnız miktar yazısına uygulanır:

• Kırmızı: Stok, kabul edilebilir minimum miktarın altında. Sipariş zamanı gelmiştir.
• Yeşil: Stok, ideal miktarda veya üstünde.

İki seviyenin arasındaki miktarlar renksiz görünür.

Kritik stoku bu renklerden takip edersiniz. Sipariş vermeden önce listeyi Miktar sütununa göre gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirmenizi öneririz.

Par stok ve minimum stok nasıl belirlenir

Sınırları tahminle değil, kullanımınıza göre belirlemek daha sağlıklıdır. Sektörde bu iş için par seviyesi kullanılır.

Par seviyesi, bir teslimattan diğerine kadar elinizde bulunması gereken miktardır. Sipariş miktarı, par seviyesi ile eldeki miktarın farkıdır (BC Cook Articulation Committee, 2015). Dopson ve Hayes de her malzeme için bir minimum ve bir maksimum par değeri belirlemeyi önerir.

Par ve minimum değerini hesaplamak için sektörde yaygın olarak şu formüller kullanılır. Bunlar genel uygulamadır, işletmenize göre uyarlayabilirsiniz:

• Par = Günlük ortalama kullanım x Teslimat aralığı (gün) + Emniyet stoku
• Minimum = Günlük ortalama kullanım x Tedarik süresi (gün) + Emniyet stoku
• Sipariş miktarı = Par - Eldeki miktar

Örnek (örnek veri): Günde ortalama 12 kg domates kullanıyorsunuz. Tedarikçi üç günde bir geliyor ve siparişi ertesi gün teslim ediyor. Emniyet stoku olarak 6 kg ayırıyorsunuz.

• Par = 12 x 3 + 6 = 42 kg
• Minimum = 12 x 1 + 6 = 18 kg
• Elinizde 15 kg varsa sipariş miktarı = 42 - 15 = 27 kg

Bulduğunuz par değerini dosyada idealAmount sütununa 42000, minimum değerini minAmountLimit sütununa 18000 olarak yazın. Böylece domates 18 kg'ın altına indiğinde miktarı kırmızı görünür. Sipariş miktarını yukarıdaki formülle hesaplayabilirsiniz.

Kullanım miktarı mevsime ve kampanyalara göre değişir. Sınırları birkaç ayda bir gözden geçirin.

Tek bir ham maddenin stokunu güncellemek

Stok değişikliklerini mümkün olduğunca bir belgeye bağlamanızı öneririz. Böylece geriye dönük takip kolaylaşır:

• Tek bir kalem aldıysanız, Gelen fatura ekranında tek satırlık bir giriş yapın.
• Elinizdeki miktar sistemdekinden farklıysa, ilgili grubu Stok sayımları ile sayın ve sayımı uygulayın.
• Bozulan veya dökülen malzeme için Zayi ham maddeler kaydı girin.

Stoklar listesinde her satırda üç buton bulunur: Düzenle, Arttır ve Faturalarda.

• Arttır: Stok arttır penceresini açar. Pencerenin üstünde birim ve hazır bulunan stok miktarı yazar. Miktar alanına eklenecek miktarı, Bir birimin alış fiyatı alanına alış fiyatını yazın ve Arttır butonuna basın.
• Düzenle: Stok düzenle penceresini açar. Pencerede tek alan vardır: Hazır bulunan stok miktarı. Elinizdeki miktarı yazın ve Kaydet butonuna basın.
• Faturalarda: Ham maddenin geçtiği faturaları yan panelde listeler. Panelde İsim, Miktar ve Price in sütunları bulunur. Her satırda bir Fatura butonu vardır. Fatura numarası panelde görünmez.

İki pencerede de miktarı en küçük birimde girin. Pencere bunu bir uyarıyla hatırlatır. Örneğin birimi Kilogram olan bir ham madde için "Miktarlar gram olarak tanımlanmalıdır!" yazar. Hazır bulunan stok miktarı da gram olarak gösterilir. 5 kg eklemek için Miktar alanına 5000 yazın.

Bu iki pencere hızlı düzeltme içindir. Geriye dönük takip için mümkünse yukarıdaki belgeli yolları tercih edin.

Hesaplamaları denemek için stok fire maliyeti hesaplayıcısını kullanabilirsiniz.

Kaynaklar

• The BC Cook Articulation Committee (2015). Basic Kitchen and Food Service Management. BCcampus. Purchasing bölümü. opentextbc.ca
• Dopson, L. R. ve Hayes, D. K. (2015). Food and Beverage Cost Control. 6. baskı. Wiley. Bölüm 3.