6.12. Zayi İşlemleri ve Raporlarda Zayi ile İndirim Takibi
Yanlış hazırlanan bir tabak, yere düşen bir içecek ya da servis edilemeyen bir ürün işletmenize maliyet olarak yansır. Bu kayıpları zayi olarak işaretlerseniz hem ciroda hem raporlarda doğru görünür. Bu derste siparişin tamamını ve siparişteki tek bir ürünü zayi düşmeyi öğreneceksiniz. Zayi ile indirimleri hangi raporlardan izleyeceğinizi de göreceksiniz.
Bozulan veya dökülen malzemeler (ham maddeler) için ayrı bir kayıt vardır. Bunu 5.1.6. Zayi Ham Maddeler dersinde bulabilirsiniz.
Siparişin tamamını zayi olarak işaretleme
Siparişteki ürünlerin hiçbiri satılmadıysa siparişin tamamını zayi yapın.
- Siparişi açın ve sipariş ekranındaki İşlemler tuşuna basın.
- Açılan panelde aşağı kaydırarak Yönetim bölümüne gelin. Bu bölümde Tarihi değiştir, İşlem kayıtları ile kırmızı Zayi ve İptal tuşları bulunur.
- Kırmızı Zayi tuşuna basın.
- Uyarı penceresinde "Zayi işlem olarak tanımlamak istediğinize emin misiniz?" sorusu çıkar. Eminseniz Evet tuşuna basın.
Onayladıktan sonra ekranda boş bir yeni sipariş açılır. Zayi yapılan sipariş şu şekilde değişir:
- Siparişteki bütün satırların fiyatı 0 olur.
- Siparişteki indirimler ve hizmet bedeli kaldırılır.
- Sipariş ciroya girmez. Kapalı bir siparişi zayi yaparsanız tutar rapordan düşer.
- Sipariş Zayi siparişler listesine taşınır. Listede siparişin Detaylar tuşu, siparişin içeriğini, 0,00₺ toplamı ve ödeme bilgisini gösteren bir panel açar.
Sipariş zayisi kalıcıdır, geri alınamaz. Satırların eski fiyatları saklanmaz. Zayi tuşuna basmadan önce doğru siparişte olduğunuzdan emin olun.
Siparişteki tek ürünü zayi düşme
Siparişin bir kısmı satıldı, bir ürünü ise servis edilemedi mi? Bu durumda yalnız o ürünü zayi yapın.
Ücretsiz, İkram ve Zayi tuşları yalnız ürünler satır satır gösterilirken çalışır. Ürünler gruplanmış gösteriliyorsa bu üç tuş soluk ve pasiftir.
- Sipariş içeriğinde ürün satırındaki ⋮ tuşuna basın. Menüde Not, Miktar, Fiyat, katman simgeli görünüm tuşu, Ücretsiz, İkram ve Zayi bulunur.
- Ürünler gruplanmış gösteriliyorsa görünüm tuşunun ipucunda "Ürünleri satır satır göster" yazar. Bu tuşa basın. Ürünler satır satır gösterilir ve üç tuş etkin olur.
- Zayi edilecek satırın ⋮ tuşuna yeniden basın ve Zayi tuşunu seçin. Onay sorusu çıkmaz, işlem hemen yapılır ve "Tamamlandı" penceresi görünür.
Zayi yapılan satır 1 × 0,00₺ olarak görünür ve altında eğik yazıyla Zayi notu yer alır. Siparişin geri kalanı normal şekilde ödenip kapatılır.
Satır zayisini geri alabilirsiniz. Satırın ⋮ tuşuna basın ve Geri Al tuşunu seçin. Satırın eski fiyatı geri gelir.
Ücretsiz ve İkram tuşları da aynı şekilde çalışır. Satırın fiyatı 0 olur ve satırın notuna eski fiyat yazılır. Örneğin "Ücretsiz (90,00₺)" veya "İkram (110,00₺)". Üçü de Geri Al ile geri alınabilir.
Ücretsiz ve İkram, satırdaki mevcut notun yerine geçer. Mutfağa iletilecek bir not varsa işlemden sonra notu yeniden yazın.
Üç tuşun farkı raporlarda görünür:
- Zayi satırlar Zayi ürün raporları sayfasında yer alır.
- Ücretsiz ve İkram satırlar Raporlar > Ürünler > Ücretsiz verilen ürün raporları sayfasında yer alır. Bu sayfada da Miktar, Satış fiyatı, Maliyet ve Kâr kartları ile Ürün grupları, Ürünler ve Siparişler tabloları bulunur.
Bu tuşlar ürün notlarının ilk sütunundaki sabit notlardır. Ürün notları 4.6. Ürün Notları dersinde anlatılır.
Zayinin stoka ve maliyete etkisi
- Açık sipariş zayi yapılırsa: Reçetesi olan ürünlerin ham maddeleri stoktan düşer. Ayrıca bir zayi ham madde kaydı oluşur.
- Kapalı sipariş zayi yapılırsa: Ham maddeler sipariş kapanırken stoktan düşmüş olduğu için tekrar düşmez. Zayi ham madde kaydı oluşur.
- Reçetesi olmayan ürünlerde stok hareketi olmaz.
- Satır zayisi zayi ham madde kaydı oluşturmaz.
Zayi, Ücretsiz ve İkram satırlarının maliyeti siparişin maliyetine dahil edilir. Raporda kullanılan maliyet, satış anındaki ürün maliyetidir. Ürünün maliyetini sonradan değiştirseniz de raporda satış anındaki değer kalır. Ürün maliyetinin girildiği yer 4.2. Ürün Ekleme ve Düzenleme dersinde anlatılır.
İptal, Sil ve Zayi arasındaki fark
İşlemler panelinin Yönetim bölümündeki İptal tuşu bir pencere açar. Bu pencerede iki seçenek vardır:
- Turuncu Sil: "Sadece sipariş verileri silinecek. Sipariş içerisindeki ürünler silinmeyecek ve reçetelerde tanımlanan ham maddeler stoklardan düşecek."
- Kırmızı İptal: "Siparişin tamamı, ürünler dahil iptal edilecek ve sipariş hiç alınmamış gibi olacak."
Üç işlemin farkı şöyledir:
| İşlem | Ekrandaki açıklama | Rapordan düşer mi | Stoka etkisi | Geri getirilebilir mi | Kim yapabilir |
|---|---|---|---|---|---|
| Sil (İptal penceresinde, turuncu) | Sadece sipariş verileri silinir. Ürünler silinmez. | Evet | Reçetedeki ham maddeler stoktan düşer | Evet | Varsayılan olarak İşletme yöneticisi ve İşletme yetkilisi |
| İptal (İptal penceresinde, kırmızı) | Siparişin tamamı ürünler dahil iptal edilir. Sipariş hiç alınmamış gibi olur. | Evet | Düşülen stok geri eklenir | Hayır | Varsayılan olarak İşletme yöneticisi ve İşletme yetkilisi |
| Zayi (İşlemler panelinde, kırmızı) | Sipariş zayi olarak tanımlanır, satırların fiyatı 0 olur. | Evet | Reçetedeki ham maddeler stoktan düşer ve zayi ham madde kaydı oluşur | Hayır | Zayi tuşunu gören kullanıcılar |
Zayi yapılan sipariş ciroya girmez. Bu sipariş Zayi siparişler ve Zayi ürün raporları sayfalarında görünür. Silinen bir siparişi Silinen siparişler listesinden geri getirebilirsiniz.
Üç işlem de işlem kayıtlarına yazılır. Kimin ne zaman yaptığını oradan görebilirsiniz.
Zayiyi raporlardan izleme
Menüden Raporlar sayfasını açın. Zayi ile ilgili raporlar Zayi ve silinen siparişler ve İşlem kayıtları başlıklarındadır.
- Zayi siparişler: Tamamı zayi yapılan siparişleri listeler. Üstteki kartlarda Sipariş sayısı ve Vergili brüt ciro yer alır. Zayi siparişin satırında tutarlar 0,00 görünür, çünkü zayi satırların fiyatını 0 yapar.
- Zayi ürün raporları: Zayi yapılan ürünleri gösterir. Kartlarda Miktar, Satış fiyatı, Maliyet ve Kâr bulunur. Altında Ürün grupları, Ürünler ve Siparişler tabloları yer alır. Hem sipariş zayisindeki hem satır zayisindeki ürünler burada görünür. Siparişler tablosunda her satırda siparişin numarası, tarihi, ödeme yöntemi, ürün, grup, miktar ve maliyet yer alır.
- Silinen siparişler: İptal penceresindeki Sil ile silinen siparişleri listeler. Silinen bir siparişi buradan geri getirebilirsiniz.
- Zayi ham maddeler: Ham madde zayi kayıtlarını gösterir (5.1.6).
İşlem kayıtları raporları
Raporlar > İşlem kayıtları altında iki rapor vardır:
- İşlem kayıt raporları: Silinen ürün, silinen sipariş, geri getirilen sipariş, zayi sipariş ve iptal edilen sipariş için sayıyı ve tutarı gösterir. Raporu gruplanmış ya da satır satır sıralı görebilirsiniz.
- İşlem kaydı detayları: Her işlemi ayrı satırda gösterir. Log tipi filtresiyle yalnız zayi siparişleri veya yalnız iptal edilen siparişleri seçebilirsiniz. Sütunlarda gerçekleşme zamanı, log tipi, kayıt tipi, isim, miktar, tutar, ödeme yöntemi ve işlemi yapan kullanıcı yer alır.
Zayi siparişler listesi zayi siparişin tutarını 0,00 gösterir. İşlem kayıtları raporları ise siparişin zayiden önceki tutarını gösterir. Zayinin size kaç liralık satışa mal olduğunu görmek için işlem kayıtları raporlarını kullanın.
İndirimleri raporlardan izleme
Ritapos'ta iki tür indirim verebilirsiniz. Raporlarda ikisi farklı görünür:
- Sipariş indirimi (sipariş ekranında İndirim tuşu): raporlarda indirim olarak görünür.
- Satır indirimi (satırdaki ⋮ > Fiyat): satırın fiyatını düşürür. Raporlarda indirim olarak görünmez, yalnız daha düşük satış tutarı olarak görünür.
Raporlardaki indirim toplamı yalnız sipariş indirimlerinden gelir ve tek bir kalem olarak gösterilir. İndirimlerinizi raporlardan takip etmek istiyorsanız sipariş indirimi kullanın. İki indirimin nasıl verildiği 6.5. Sipariş İşlemleri dersinde anlatılır.
- Raporlar > Satışlar > İki tarih arası raporunda İndirim kartı seçtiğiniz tarih aralığındaki indirim tutarını gösterir (13.1. Satış Raporları).
- Siparişler > İndirimli ve ödemesiz siparişler > İndirim tanımlanan siparişler raporu indirimli siparişleri listeler. Kartlarda Toplam sipariş sayısı, Brüt ciro, Net ciro ve İndirim yer alır. Yalnız satır indirimi yapılmış siparişler bu listede yer almaz.
- Personel, masa ve giderler > Siparişin kapanışına göre altındaki Çalışan ciroları raporunda her çalışanın İndirim tutarı ayrı sütunda görünür. Bu raporda zayi sütunu yoktur.
- Bir siparişte indirimi kimin yaptığını görmek için siparişin İşlemler panelindeki İşlem kayıtları tuşuna basın. Siparişin işlem kayıtları Tarih, Kullanıcı ve Tip sütunlarıyla listelenir.
Raporu okurken sorulacak sorular
- En sık zayi edilen ürünler hangileri? Hazırlık veya porsiyon standardı gözden geçirilmeli mi?
- Zayi belirli günlerde veya vardiyalarda mı artıyor?
- İndirim tutarı cironuza oranla artıyor mu? Hangi çalışan ne kadar indirim yapmış?
Zayiyi azaltma önerileri ve ham madde zayi raporu için 5.1.6. Zayi Ham Maddeler dersine bakabilirsiniz.
