6.9. Ödeme Almadan Siparişi Kapatmak

Bazı siparişlerin ödemesini daha sonra alırsınız. Örneğin düzenli müşterileriniz ay sonunda topluca ödeme yapabilir. Bu siparişleri "Ödeme yok" seçeneğiyle kapatırsınız. Tutar müşterinin cari hesabına borç olarak yazılır. Ödemeyi daha sonra müşteri ekranından tahsil edersiniz.

Borcun kime ait olduğunu bilmek için siparişi kapatmadan önce siparişe müşteri bağlayın.

Siparişe müşteri bağlama

1. Sipariş ekranının ortasındaki Müşteri tuşuna basın.
2. Arama alanına müşterinin adını, soyadını, kodunu ya da telefon numarasını yazın ve Ara tuşuna basın.
3. Sonuçlarda doğru müşterinin satırındaki Seç tuşuna basın.

Müşteri bağlandığında sipariş kartında müşterinin adı görünür. Pencerenin üstündeki İndirim tanımlı müşteriler listesinden de müşteri seçip Kaydet ile bağlayabilirsiniz. Müşteride tanımlı bir indirim varsa siparişe kendiliğinden uygulanır. Siparişe sizin verdiğiniz indirim ile müşteri indirimi birlikte uygulanır. İndirim vermeyi 6.5. Sipariş İşlemleri dersinde bulabilirsiniz.

Siparişten yeni müşteri oluşturma

Müşteri kayıtlı değilse siparişten çıkmadan yeni müşteri ekleyebilirsiniz.

1. Müşteri penceresinde + Müşteri tuşuna basın. Yeni müşteri paneli açılır.
2. "Telefon numarası yazın." alanına numarayı yazın ve Ekle tuşuna basın. Ritapos müşterileri telefon numarasıyla ayırt eder. Böylece aynı adı taşıyan iki kişi karışmaz.
3. Açılan formda İsim alanını doldurun. Zorunlu alan yalnız budur. Soyisim, Cinsiyet, E-posta, Adresler, Fatura detayları, İndirim % ve Not alanlarını isterseniz doldurabilirsiniz.
4. Kaydet tuşuna basın. Müşteri siparişe bağlanır.

Yeni eklediğiniz müşteri sipariş kartında Yeni müşteri etiketiyle görünür. Formdaki Bakiye alanı borç değildir. Bu alan müşterinin cüzdanına önceden yüklediği tutarı gösterir. Ayrıntısı aşağıdaki "Cari hesap ve cüzdan bakiyesi" bölümündedir. Müşteri formunun diğer alanları 9.1. Müşteri Ekleme dersinde anlatılır.

Siparişi "Ödeme yok" ile kapatma

1. Sipariş ekranının solundaki ödeme listesinden Ödeme yok seçeneğini seçin.
2. Alttaki <tutar> Kapat tuşuna basın.
3. Uyarı penceresinde "Sipariş ödeme yok şeklinde kapatılacak. Devam etmek istediğinize emin misiniz?" sorusu çıkar. Bu pencere siparişi yanlışlıkla kapatmanızı önler. Eminseniz Evet tuşuna basın.

Ödeme yok seçeneğini İşletme yöneticisi ve İşletme yetkilisi her zaman görür. Çalışanların bu seçeneği görüp görmeyeceği işletme ayarlarına bağlıdır.

Ödemesiz kapatılacak siparişe müşteri bağlayın. Müşterisiz kapatılan bir siparişin tutarı hiçbir cari hesaba yazılmaz. Bu tutarı müşteri ekranından tahsil edemezsiniz.

Parçalı ödemeli ve Ödeme yok satırlı siparişler de müşteri ekranında borç olarak görünür. Parçalı ödeme 6.6. Parçalı Ödeme Almak dersinde anlatılır.

Ödeme yok siparişler raporlarda nasıl görünür

Sipariş kapandığı gün brüt ciroya girer. Net ciroya ise girmez, o günün net cirosundaki payı 0 olur. Tutar o günün ödemesiz siparişler toplamında görünür.

Para tahsil edildiğinde net ciroya tahsilat günü girer. Kapanış gününün cirosu değişmez. Ayrıntısı "Sonradan tahsilat" bölümündedir.

Cari hesap ve borç takibi

Müşteriye bağlı her ödemesiz sipariş müşterinin cari hesabına yazılır. Borç şöyle hesaplanır: sipariş tutarından o siparişe alınan ödemeler ve sonradan yapılan tahsilatlar düşülür. Kalan tutar borçtur.

1. Menüden Müşteriler > Müşteriler sayfasını açın. Listede her müşterinin Alacak sütununda bekleyen borcu görünür.
2. Müşterinin satırındaki Alacak bağlantısına basın. Müşteri detay ekranı açılır. Satırdaki ⋮ menüsünün son seçeneği müşteriyi silen Sil seçeneğidir. Ona yanlışlıkla basmamaya dikkat edin.

Müşteri detay ekranında şunları görürsünüz:

• Sol üstteki kartta müşterinin eklenme tarihi, sipariş sayısı, indirimi, cüzdan bakiyesi (Bakiye) ve telefonu yer alır. Düzenle ile müşteri bilgilerini değiştirebilirsiniz.
• Cari hesap kartında borçlu siparişlerin sayısı (Siparişler) ve toplam borç (Kalan) görünür.
• Altta "Müşterinin ödemesiz ve kısmi ödemeli siparişleri" tablosu borçlu siparişleri tek tek listeler.
• Siparişler, Ürünler, Cüzdan ve Harcama grafiği sekmeleriyle müşterinin geçmişini inceleyebilirsiniz.

Müşteri listesinde satırın İşlemler sütununda Siparişler menüsü bulunur. Bu menüden Ödemesiz ve kısmi ödemeli siparişler seçeneğiyle müşterinin borçlu siparişlerini listeleyebilirsiniz. Aynı menüde Tamamlanan siparişler ve Bekleyen siparişler de bulunur (9.2. Müşteri Listesi).

Cari hesap ve cüzdan bakiyesi

Müşteri ekranında iki ayrı tutar vardır. Bunları karıştırmayın:

• Kalan (Cari hesap kartı): müşterinin size olan borcudur.
• Bakiye: müşterinin cüzdanındaki tutardır. Müşterinin önceden yüklediği ve harcayabileceği paradır. Borç değildir. Hareketlerini Cüzdan sekmesindeki Müşteri cüzdan hareketleri tablosunda görürsünüz. Tabloda her hareketin tarihi, yönü, tipi, tutarı, ödeme yöntemi, sonraki bakiye, sipariş numarası, notu ve işlemi yapan kullanıcı yer alır.

Cüzdan bakiyesi olan bir müşteriden tahsilat yaparken ödeme yöntemleri arasında Cüzdan da çıkar.

Sonradan tahsilat

Borcu müşteri detay ekranındaki Ödeme Al formuyla tahsil edin.

1. Tutar alanına alınan parayı yazın. Borcun tamamını almak için Kalan borcu al bağlantısına basın. Tutar alanı kalan borçla dolar.
2. Siparişleri raporlara dahil et seçeneğini kontrol edin. Açık olarak gelir. Açıksa tahsilat, tahsil ettiğiniz günün net cirosuna girer. Kapalıysa tahsilat borcu kapatır ama hiçbir günün cirosuna girmez.
3. Artan tutarla kısmi ödeme yap seçeneğini kontrol edin. Bu seçenek de açık olarak gelir. Etkisi aşağıda anlatılır.
4. Ödeme yöntemini seçin. Cüzdan seçerseniz müşterinin cüzdan bakiyesinden fazla tutar giremezsiniz.
5. Kaydet tuşuna basın. Kaydetmeden önce tutarın hangi siparişlere dağıtılacağını gösteren bir onay metni çıkar. Kontrol edip onaylayın.

Tutar siparişlere nasıl dağıtılır

Tutar en eski siparişten başlayarak dağıtılır. Sonucu Artan tutarla kısmi ödeme yap seçeneği belirler:

• Açıkken: Borçtan az ödeme alırsanız eski siparişler tamamen kapanır, sıradaki siparişe kısmi ödeme yazılır. Borçtan fazla ödeme alırsanız tüm borç kapanır ve aradaki fark müşterinin cüzdan bakiyesine eklenir.
• Kapalıyken: Yalnız tamamen ödenebilen siparişler kapanır. Kısmi ödeme yazılmaz. Artan tutar cüzdana avans olarak eklenir. Tutar en eski borçtan azsa tutarın tamamı cüzdana eklenir.

Nakit tahsilat kasanıza, diğer yöntemlerle yapılan tahsilat banka bakiyenize yazılır. Siparişleri raporlara dahil et açıksa cüzdana eklenen fazla tutar da kasa veya banka bakiyesini hemen artırır. Bu tutar, cüzdandan harcandığında ciroya yansır.

Tahsilat, tahsil ettiğiniz günün raporuna yazılır. Siparişin kapandığı günün cirosu değişmez. Yanlış girilen bir tahsilatı yalnız İşletme yöneticisi ve İşletme yetkilisi geri alabilir.

Borcu tahsil etmek için kapalı siparişin ödeme tipini değiştirmeyin. Siparişi yeniden açıp başka bir ödeme tipiyle de kapatmayın. Bu yöntemler tahsilat kaydı oluşturmaz.

Alacakları raporlardan izleme

Tüm müşterilerin borçlarını toplu görmek için raporları kullanın. Menüden Raporlar sayfasını açın. Siparişler bölümündeki Alacaklar ve tahsilatlar başlığında iki rapor vardır:

• Alacaklar: Üstteki kartlarda Toplam alacak, Borçlu müşteriler, Siparişler ve Gecikmiş yer alır. Tabloda her müşterinin siparişleri, toplam tutarı, tahsil edilen ve kalan tutarı ile en eski borcunun tarihi görünür. Kalan borç, ne kadar süredir beklediğine göre 0 ile 30 gün, 31 ile 60 gün, 61 ile 90 gün ve 90 gün üzeri olarak ayrı sütunlarda gösterilir.
• Borç tahsilatları: Seçtiğiniz tarih aralığında yapılan tahsilatları listeler. Toplam tahsilat kartı bu tahsilatların toplamını gösterir.

Ödemesi alınmayan siparişleri Raporlar > Siparişler > İndirimli ve ödemesiz siparişler > Ödemesiz ve kısmi ödemeli siparişler raporundan da listeleyebilirsiniz (13.4. Tanımlara Göre Raporlar).