12.3. Prime Cost ve İşletme Giderlerinin Etkisi

Ritapos'a girdiğiniz her işletme gideri Prime cost analizine yansır. Ancak her gider prime cost'u aynı şekilde etkilemez. Bu derste hangi giderlerin prime cost'a girdiğini, hangilerinin yalnız kalan tutarı azalttığını ve sonuçları nasıl doğru okuyacağınızı öğreneceksiniz. Aracın kullanımı 5.7. Prime Cost Aracı dersinde anlatılır.

Raporlar & Araçlar > Araçlar > Prime cost analizi sayfasını açın. Tarih aralığını seçip Rapor oluştur butonuna basın. Üstte Hedef prime cost için Çok düşük, Düşük, Orta, Yüksek ve Çok yüksek düğmeleri ve kaydırıcı vardır. Rapor alanları Vergili net ciro (Satışlardan), Personel giderleri (Giderlerden) ve Diğer işletme giderleri (Giderlerden) ile dolar. Kartlarda Gerçek prime cost (yanında hedefe göre durum etiketi, örneğin Hedefte), Hedefe göre önerilen ciro ve Kalan görünür. Altta Maliyet yığını grafiği ve prime cost raporundaki Gider grupları tablosu (Grup, Tür, Tutar, Sayı, Gider payı, Ciro payı) yer alır.

12.3.1. Prime cost neyi kapsar

Prime cost, bir işletmenin satılan mal maliyeti ile personel maliyetinin toplamıdır. Kira, elektrik, ekipman gibi genel giderler prime cost'a girmez (Sage, 2024). Ritapos da aynı ayrımı yapar:

• Prime cost = Gıda maliyeti + Personel giderleri
• Gerçek prime cost % = Prime cost / Vergili net ciro x 100
• Kalan = Vergili net ciro - Gıda maliyeti - Personel giderleri - Diğer işletme giderleri

Gıda maliyeti giderlerden gelmez. Satış anında sipariş satırına kopyalanan ürün maliyetinden gelir. Bu yüzden Giderler > Giderler sayfasına girdiğiniz bir gider, gıda maliyetini değiştirmez.

12.3.2. Giderler iki türe ayrılır

Ritapos seçtiğiniz dönemdeki her gideri iki türden birine ayırır:

• Personel giderleri: Prime cost'a eklenir. Bu türde bir gider girdiğinizde hem prime cost tutarı hem de Gerçek prime cost oranı artar.
• Diğer işletme giderleri: Prime cost'a eklenmez. Oranı değiştirmez, yalnız Kalan tutarını azaltır.

Bir gider, grup adında ya da isminde personel, çalışan, maaş, ücret, SGK, bordro, prim veya bonus kelimelerinden biri geçiyorsa personel gideri sayılır. İngilizce salary, employee, labor, wage ve payroll da sayılır. Kuralın ayrıntısı 12.2. İşletme Giderleri dersindedir.

12.3.3. Örnek: aynı tutar, farklı etki

Örnek (örnek veri, 5.7 dersindeki örnekle aynı başlangıç):

• Vergili net ciro 1.000.000,00₺, Gıda maliyeti 300.000,00₺, Personel giderleri 280.000,00₺, Diğer işletme giderleri 250.000,00₺
• Prime cost: 300.000 + 280.000 = 580.000,00₺, oran %58. Kalan: 170.000,00₺

Şimdi aynı döneme 20.000,00₺ tutarında bir gider daha eklediğinizi düşünün.

• Gider Personel grubunda bir SGK ödemesiyse: Personel giderleri 300.000,00₺ olur. Prime cost 600.000,00₺, oran %60 olur. Kalan 150.000,00₺ olur.
• Gider Kira grubundaysa: Diğer işletme giderleri 270.000,00₺ olur. Prime cost 580.000,00₺ ve oran %58 olarak kalır. Kalan yine 150.000,00₺ olur.

İki durumda da Kalan aynı tutarda azalır. Fark, prime cost oranındadır. Personel gideri oranı yükseltir ve hedefinizle karşılaştırmayı değiştirir. Diğer giderler ise yalnız kalan tutarı etkiler.

12.3.4. Hangi giderler hangi döneme girer

Prime cost analizi, gider formundaki Tarih alanına bakar. Tarihi seçtiğiniz aralığın içinde kalan giderler hesaba girer. Giderin ödendiği gün değil, formda yazan tarih esas alınır.

• Maaş ve SGK gibi aylık giderleri doğru aya tarihleyin.
• Bu tür giderler için raporu ay bazında okuyun. Kısa bir dönem seçtiğinizde aylık bir maaş ödemesi oranı olduğundan yüksek, ödemenin girmediği bir dönem ise olduğundan düşük gösterebilir.
• Dönemin giderlerini eksiksiz girin. Eksik personel gideri prime cost oranını düşük, eksik diğer gider Kalan tutarını yüksek gösterir.

12.3.5. Giderleri doğru adlandırmak ve kaydetmek

Personel ödemeleriniz için Personel adlı bir gider grubu kullanmanızı öneririz. Personel dışındaki giderlere isim verirken de dikkatli olun. Örneğin isminde ücret geçen bir kargo ya da kurye gideri, grubu başka olsa da personel gideri sayılır. Böyle giderlere Kargo veya Kurye gibi kısa isimler verin.

Kalıcı kayıt için Giderler > Giderler sayfasında yeşil + ile Yeni işletme gideri panelini açın. Formda İşletme gider grubu, İsim, Açıklama, Tutar, Ödeme yöntemi, Ödeme kaynağı, Tekrarlayan mı?, Tarih alanları ve İptal ile Kaydet bulunur.

Giderler > Gider grupları sayfasında grup adlarını yönetirsiniz. Bu tabloda yalnız İsim ve İşlemler sütunları vardır; Tür burada görünmez.

Prime cost analizi ekranındaki Gider grupları tablosunda Tür sütunu yalnız grup adına göre gösterilir; kontrolü Personel giderleri > Giderlerden değeriyle yapın.

12.3.6. Ekranda elle düzeltme

Personel giderleri ve Diğer işletme giderleri alanlarındaki değerleri ekranda değiştirebilirsiniz. Böylece henüz girmediğiniz bir gideri hesaba katarak sonucu görebilirsiniz. Bu değişiklik gider kayıtlarınızı değiştirmez. Raporu yeniden oluşturduğunuzda alanlar yine kayıtlı giderlerden dolar. Kalıcı sonuç için gideri Giderler > Giderler sayfasına girin.

Kaynaklar

• BC Cook Articulation Committee (2015). Basic Kitchen and Food Service Management. BCcampus. Bölüm: The Basic Calculation of Operating Costs. opentextbc.ca
• Fuesz, B. (2024). What every restaurant operator needs to know about prime cost. Sage Advice US. sage.com