Bir işletme sahibi olmak, hem oldukça özenilen hem de çok keyifli bir iş. Bundan dolayı birçok girişimci, kendi işletmelerini kurmak amacıyla cafe, lokanta veya restoran açma düşüncesi ile heyecanlanıyor.

Keyif kaçıranlarda yok değil tabi 🙂 İşin aslı bu tür bir işletme açmak keyifli olduğu kadar zor da bir süreç. İyi düşünüp riskleri en aza indirmek oldukça önemli ayrıca belirli resmi belgelere sahip olmak da gerekli. Bir İşletme kurmak için gerekli olan izinler, lisanslar ve diğer resmi belgeleri almak için belirli bir süreç ve prosedürü takip etmek gerekmektedir. Bu yazıda, cafe, lokanta veya restoran açmak isteyen girişimcilerin nelere dikkat etmeleri gerektiğini ve ihtiyaç duyulan tüm belgeleri ve bu belgeleri hangi kurumlara vermesi gerektiğini ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.

1. Nasıl bir Mekan açacağınızı belirleyin

Her şeyden önce nasıl bir mekan açacağınızı belirlemelisiniz. Bu karar resmi belgelerden, çalıştıracağınız personel sayısına, mutfak araç gereçlerinden yeni işiniz için ayırmanız gereken bütçeye kadar pek çok konuyu etkileyecektir. Kebapçı mı, 3rd wave kahve dükkanı mı, kitap kafe mi?

1.1. Hedef Kitlenizi Belirleyin

Kafe açmadan önce hangi hedef kitleye hitap etmek istediğinizi belirleyin. Öğrenciler, profesyoneller, aileler veya sanatseverler gibi belirli bir müşteri kitlesine odaklanabilirsiniz.

1.2. Konum Seçimi

Kafe açacağınız konumu dikkatlice seçin. İşlek caddeler, ofis bölgeleri veya üniversite kampüsleri gibi potansiyel müşterilerin yoğun olduğu bölgeler, başarılı bir konum seçimi için düşünülebilir.

1.3. Menü Çeşitliliği ve Özgünlük

Sizi çevrenizdeki işletmelerden ayıracak kendi tarzınızı yaratın ve menünüzde çeşitli seçenekler sunun. Özgün ve kaliteli ürünler sunarak müşterilerin ilgisini çekebilirsiniz.

Menünün taslak olarakta olsa ne olacağı, nasıl olacağı mekanınızın ilk taşını koymadan karar vermeniz gereken en en en en önemli karar. Menünün ne olacağı mutfağın nasıl kurulacağını belirleyecektir. En büyük maliyetiniz olan mimariyi belirlememin yanında başarınızın da kilit noktası olacaktır. Bir pizzacı açacaksınız ancak mutfak mimarinizden dolayı pizza fırınınız küçük kalacaksa geçmiş olsun.

Menünüzü belirlediniz ve girişiminizi gerçeklemek için kararlılığınız devam ediyorsa restoran açmak için gerekli belgeleri toplamaya başlayın.

2. Hangi Belgeler Gerekli?

Cafe, restoran ya da lokanta açmak için gereken belgeleri hazırlamak, işe başlama sürecinizi hızlandırmak adına oldukça kritiktir. Bu belgeleri sunmanız gereken kurumlar arasında vergi daireleri, belediyenizin Ruhsat ve Denetim Müdürlükleri, Ticaret Odası ve Esnaf ve Sanatkarlar Odası bulunmaktadır. Her bir işletme türüne göre belirli gereksinimlere odaklanan bu belgeler, açılacak mekanın özelliklerine bağlı olarak değişiklik gösterir.

Örneğin, restoranlar geleneksel ve özel kategorilere ayrılmıştır ve bu ayrım, işletme türüne özgü kriterleri ve gereklilikleri beraberinde getirir. Mekanın tipine göre yerine getirilmesi gereken bu kriterler, fiziksel özelliklerle birlikte çalışacak personelin de yetkinliklerini içerir. Bu nedenle, kurumlarla etkileşimde bulunmak ve güncel bilgileri takip etmek, işletmenizin türüne özgü gereksinimleri anlamak açısından büyük önem taşımaktadır. Genel olarak bir işletme açmak için gereken belgelerde benzerlikler bulunmaktadır.

2.1. Vergi Dairesine Verilecek Belgeler

Vergi dairesi tarafından değerlendirilerek elde edeceğiniz vergi levhası, işletmenizin resmi olarak tanınmasını sağlayan önemli bir belgedir. Bu süreç, cafe ve restoranlar için de aynı derecede önemlidir. İşletme açma sürecinde gerekli olan belgeleri şu şekilde sıralayabiliriz:

İşletme sahibinin imza sirkülerinin noter onaylı kopyaları
İşletme sahibinin noter onaylı aslı gibidir nüfus cüzdanı fotokopisi
İşletme sahibinin ikamet adresini belgeleyen resmi bir belge
İşletmenizin faaliyet göstereceği taşınmazın tapusu veya kira sözleşmesi

2.2. Esnaf ve Sanatkarlar Odasına Verilecek Belgeler

Esnaf ve Sanatkarlar Odası’na başvuruda bulunmak ve işletmenizi resmi olarak kayıt altına almak için yerine getirmeniz gereken çeşitli prosedürler bulunmaktadır. Bunlardan en önemlisi ustalık belgesidir. Esnaf ve Sanatkarlar Odasına yapılacak kayıt işlemi için kafe sahibinin ustalık belgesine bakılmaktadır. Ustalık belgeniz yoksa odaya kaydınız yapılmayacaktır. Ustalık belgesi alabilmek için ise mesleki eğitim merkezlerinin açtığı kurslara başvurmanız ve yapılacak olan sınavı geçmeniz yeterlidir. Esnaf ve Sanatkarlar Odasına yapılacak kayıt işlemi için:

İşletmenin sahibi SGK’lı ya da emekli değilse, Bağ-Kur başvurusu
İşletme sahibinin noter onaylı aslı gibidir nüfus cüzdanı fotokopisi
İşletme sahibinin ikamet adresini belgeleyen resmi bir belge
İşletme sahibinin uzmanlık alanını gösteren ustalık belgesi
İşletmenizin vergi levhasının fotokopisi
İşletmenize ait olan araçların ruhsat fotokopileri (varsa).
Ticaret sicilinde ilan yapma ücretlerine dair yapılan ödemelere ait dekontlar

2.3. Belediyeye Verilecek Belgeler

İşletme sahibinin imza sirkülerinin fotokopisi
İşletme sahibinin noter onaylı aslı gibidir nüfus cüzdanı fotokopisi
İşletme sahibinin adli sicil kaydı
İşletmenizin faaliyet göstereceği taşınmazın tapusu veya kira sözleşmesi
İşletmenizin vergi levhasının fotokopisi
İşletmenizin ticaret sicil gazetesi
İşletmenizin bulunduğu mekanın imar durumunu gösteren belge
İşletmenizin hijyen standartlarına uygunluğunu gösteren belge
İşletmenizde çalışacak olanların sağlık durumunu belgeleyen portör muayene belgeleleri
Restaurant, kafe veya lokantanızın bağlı olduğu esnaf odasına kayıt belgesi
İşletme sahibinin uzmanlık alanını gösteren ustalık belgesi
İtfaiye uygunluk raporu ve yangın söndürme tüpü dolum belgesi
İşletmenizin çöp atığı için konteyner talep dilekçesi
İşletmenizin faaliyet alanını gösteren belge

2.4. Ticaret Odasına Verilecek Belgeler

İşletmenizi resmi olarak kayıt altına almak ve Ticaret Odası’na bildirimde bulunmak için gereken prosedürleri, işletmeniz açıldıktan sonra eksiksiz bir şekilde tamamlayabilirsiniz. İşletmenizin açılışını Ticaret Odası’na iletmeniz için sunmanız gereken belgeler şunlardır:

İşletme sahibinin noter onaylı aslı gibidir nüfus cüzdanı fotokopisi
İşletme sahibinin imzalarını içeren iki adet imza beyannamesi
İşletme sahibinin ikamet adresini belgeleyen resmi bir belge
İşletmenizin faaliyet göstereceği taşınmazın tapusu veya kira sözleşmesi
İşletmenize ait ticari defterlerin noter onaylı fotokopileri

Bu belgeleri hazırladıktan sonra, Ticaret Odası’nda size verilen taahhütname ve matbu dilekçeyi doldurmanız gerekmektedir. Ayrıca, işletmenizin açılışını 15 gün içinde Ticaret Odası’na bildirmeniz gerekecektir.

3. Kurumsal Kümlik, Mekan, Mimari, Tasarım, Logo

İşletmenizin tipine göre mekan boyutu ve mimarisi değişecektir. Bu değişkenler maliyeti belirleyen ana faktörlerdir. İç ve dış mimari, dekorasyon, mutfak aletleri ve malzemeler, personel giderleri ve işletme giderleri bu süreçteki en büyük harcamalarınız olacaktır.

Gerek baskılarda, gerekse sosyal medyada kullanacağınız standart bir tasarım diline de sahip olmanız gerekir. Ayrıca logonuz müşterilerinizde bir etki yaratmalı, işletmenizi akıllarına kazıyacak güçte olmalıdır. Basit gözüken bu detayları en başta iyi düşünmeniz gerekmektedir.

4. Menünüzü Oluşturun

Artık pek çok işlemi tamamladınız ve mekanınızı açmanıza günler kalmış olabilir. Daha önce taslağınızı oluşturduğunuz menünüzü tamamlama zamanı geldi. Misafirlerinize sunduğunuz ürünler ve reçeteleri sizinle beraber gelişip değişecek olsa da açılıştan önce menünüzün ilk versiyonunu tamamlamış olmalısınız. Menü oluştururken benzer ham maddeleri farklı reçetelerde kullandığınızdan emin olun. Örneğin tavuk ızgara menünüzde varsa tavuk suyu çorba, tavuk topları, tavuklu salata gibi farklı ürünler stoklarınızdaki tavukları bitirmenize yardımcı olacaktır. Ham maddelerinizi zayi etmeyecek şekilde planlama yapın.

Reçetelerinizin ve sunumlarınızın nasıl olacağını mutlaka fotoğraflayın. Eğer hamburgerin yanında 2 adet turşu ikram ediyorsanız. Bunun tabağın neresine konacağını belirleyin ve mutfaktan çıkan hamburgerin yanında tam olarak 2 adet turşu olduğundan emin olun. Ne 1 turşu, ne de 3 turşu!

5. Personel

Her işi siz yapacak değilsiniz. Hem müşteriye bakan yüzünüz hem de operasyonlarınızın devamlılığını sağlayan arka ofis personelini bulmanız gerekiyor. Doğru personeli bulmak, onları etkin şekilde çalıştırmak liderlik özelliklerinize bağlı olsa da kimin ne iş yapacağını görev tanım formlarıyla mutlaka belirleyin. Personelinizi iyi eğitin, takip edin ve işinizin başında durun. Kim ne kadar çalıştı? ne zaman? kaç dakika mola verdi mutlaka kontrol edin ve tespitlerinizi bir kağıda yazın. Güne başlarken her sabah ve günü sonlandırırken her akşam ekibinizle toplantı yapın. Sorunlarını ve karşılaştıkları zorlukları onlardan dinleyin ve gerekli tedbirleri alın.

6. Ödeme Almak

Şirketinizi ve mekanınızı açtığınıza göre artık müşterilerle buluşma zamanı geldi. Müşterilerinizin farklı tercihleri olabilir, bu nedenle çeşitli ödeme seçenekleri sunmak önemlidir. Kredi kartları, nakit, mobil ödemeler, ödeme kartları gibi farklı alternatifleri destekleyerek müşteri memnuniyetini artırabilir ve geniş bir müşteri kitlesine hitap edebilirsiniz.Hala bir muhasebeciniz yoksa geç bile kaldınız demektir. Ön muhasebe programı içinde Paraşüt isimli uygulamayı kullanabilirsiniz. Müşterilerinizden kredi kartıyla ödeme almak içinse bir pos cihazı almalısınız. Ritapos hem Paraşüt ile hem de Ingenico‘nun tüm modelleriyle entegre şekilde çalışmaktadır.

Yemesepeti, getir, trendyol yemek, migros yemek, foody, paket taksi gibi platformlara üye olarak satış sayısınızı arttırmalısınız.

İşletmenizde online sipariş hizmeti varsa, müşterilere kolaylık sağlamak adına online ödeme seçenekleri sunmalısınız. Mobil uygulamalar veya internet siteniz üzerinden güvenli bir şekilde ödeme yapabilme imkanı, müşterilerinizi memnun eder.

7. Restoran Yönetim Programı

İşletmenizi daha etkili bir şekilde yönetmek ve finansal süreçleri optimize etmek için doğru POS (Satış Noktası) yazılımını kullanmak oldukça önemlidir. Yerli ve yabancı bir çok firma farklı fiyatlarla bu yazılımları sağlamaktadır. Doğru çözümle başlamazsanız her gün bir tencere, bıçak kadar kullandığınız bu yazılım elinize dolaşabilir. Nasıl kör bir bıçakla yemek hazırlamak istemezseniz yönetim yazılımının kötüsüyle de uğraşmak istemezsiniz. Adisyonlarınızı hızlıca oluşturacak, her cihazda çalışabilen Ritapos sizi devler ligine taşıyabilir. Ritapos, bulut tabanlı bir POS çözümü olarak, restoranlarınızın günlük işlemlerini kolaylaştırırken; işletmenizin verimliliğini artırmanıza da yardımcı olacaktır. Ritapos’u kullanmak için https://app.ritapos.com adresine girerek üye olmanız yeterlidir.