POS Sistemleri, herhangi bir ürünün satışının yapıldığı işletmelerde kullanılan; hizmetlerin akılcı, sistematik, hızlı ve belirli bir kalite standardında sunulmasına yardımcı olan satış noktası yazılımlarıdır.
POS, İngilizce “Point of sales” kelimelerinin kısaltmasıdır. Türkçe’de ise; POS sistemi, POS çözümleri, POS programı, adisyon programı, cafe bar otomasyonu, restoran sipariş programı, lokanta sistemleri ve hatta adisyon sistemi olarak da adlandırabiliyor.
POS çözümleri işletmenin tipine göre karmaşıklaşmaktadır. Perakende satış yapan bir market için sistem basitken; üretim yapan, müşterisine bir hizmet karşılığında deneyim sunan kafe ve restoranlarda ise çok daha gelişmiştir. POS çözümleri özellikle kafe, bar ve restoran gibi yönetimi zor olan işletmelerde tercih edilmektedir.
1. POS Sistemi Ne Fayda Sağlar?
1.1. Yönetimi Kolaylaştırır
Yönetimi zor olan, aşçı, garson, kobi, barista gibi farklı görev ve sorumluluklara sahip personelin çalıştığı yerlerde yönetimi kolaylaştırır. İşletmenin sahibi ya da müdürü, restoranında olan biten her şeyi tüm şeffaflığıyla sistem üzerinden görebilir. Ritapos gibi sistemler ile stok takibi, ürün yönetimi, maliyet yönetimi gibi zaman alan işlemler kolayca yapılabilir. Bu tip zaman alan evrak işlerinin otomatik olarak kendiliğinden olması yöneticilere ciddi biz zaman tasarrufu sağlar.
Kafe ve restoranın günlük faaliyetlerini kolayca yapmanızı sağlayan Ritapos ile müşterilerin siparişleri tam ve doğru şekilde alınır, gecikmeden mutfağa iletilir. Servisin eksisiz yapılması, gecikmelerin herkesçe görülmesi ise sorunların büyümeden gerekli tedbirlerin alınmasını sağlar. Açıklayıcı bir adisyon ile müşteriden ödemenin tahsil edilmesi ve sistem üzerinde raporlanması sağlanır.
1.2. Müşteri Memnuniyetini Arttırır
Hizmetin otomatikleşmesi yöneticilerin zamanını müşterilerine ayırmalarına olanak sağlar. Şüphesiz bu durum müşteri memnuniyetini arttır.
Kafe, bar ya da restoranınıza gelen müşteriler; hatalı alınan siparişlerle uğraşmak istemeyecek, uzun bekleme sürelerine tahammül etmeyeceklerdir. Bu tip durumlar hem müşterilerinizin canını sıkacak, hem de işletmenizin ciro kaybetmesine sebep olacaktır. Neyse ki süreçlerinizi en iyi şekilde optimize eden Ritapos yanınızda!
1.3. Standart Sağlar
Yöneticilerde, çalışanlarda, müşterilerde bulundukları ortamda belirli bir düzen, alışılmış bir işleyiş ve standart bir kalite beklentisindedir. Süreçlerinizi optimize eden POS sistemleri, işletmenizin her yerinde, sizin belirlediğiniz standartlara uyulmasını sağlar.
Çalışanların fevri hareketleri bu sistemler ile engellenir.
Kalite standartlarının her zaman yüksek olması; restoranınıza gelen müşterilerinizin tatsız sürprizlerle karşılaşmazlar.
1.4. Raporlar Anında Çıkar
Ciddi bir yatırım gerektiren, zaman ve emek harcadığınız restoranınızda neler oluyor Ritapos ile kolayca görebilirsiniz. Restoranınızın doğru yönetilmesi ancak siparişlere ait rakamların yakından takip edilmesi, kârlılığının her an izlenmesi ile sağlanabilir. Hangi üründen ne kadar satılmış, hangi saatlerde satılmış, işletmeye kaç kadın, kaç erkek gelmiş gibi bilgiler oldukça önemlidir.
Trend olan ürünlerin takip edilmesi, sezonluk şekilde satışı artan ya da azalan ürünlerin kolayca görülmesi ancak Ritapos gibi POS çözümleriyle yapılabilir.
2. POS Sistemleri
Tüm dünya’da olduğu gibi ülkemizde de bulut tabanlı sistemlerin yükselişte olduğu bilinmektedir. Peki bulut tabanlı pos sistemi nedir? Bu soru aklınıza geliyor ve klasik sistemlerle bulut tabanlı pos sistemlerin arasındaki farkları öğrenmek istiyor, beraber kullanıldıkları hibrit sistemlerin neler olduğunu merak ediyorsanız. Bu konuyu da hızlıca açıklayalım.
Her ne kadar çözdükleri sorunlar aynı olsa da yapıları gereği tamamen farklı olan bu sistemleri öncelikle teknik açıdan incelemek gerekir. Aralarındaki teknik farklılıklar; kullanımlarını, fiyatlarını ve alınabilecek desteğin şeklini belirleyeceğinden dolayı detaylıca araştırmadan karar verilmemelidir.
2.1. Klasik ve Hibrit POS Sistemleri
İnternetten erişilebilen klasik sistemler olsa da bunların tamamına hibrit sistem diyemeyiz. Klasik sistemler size özel kurulum gerektirir. “Size özel kurulum”, kulağa hoş gelse de size özel kurulum size özel hatalar demektir. Kendi bilgisayarınızda ya da sunucunuzda sistemi yaşatmanız, yazılımda bulunan hataları ya da veri çoğaldıkça yaşanacak sorunları sizin çözmeniz gerekeceği anlamına gelir. Klasik sistemlerin kurulumu ve güncellemesi için firmadan destek alınması gereceği için sistem ne kadar iyi olursa olsun, bir personele bağımlı kalınacağı için çözümler pahalı ve zaman alıcı olacaktır.
Hibrit sistemlerde; sizin bilgisayarınızla beraber POS firmasının sunucuları arasında veriler senkron edilmektedir. Genellikle POS firmasının sunucularına farklı bir patron uygulaması ile bağlanılmakta ve çeşitli raporlar alınabilmekte, sistem genel olarak sizin bilgisayarınızdan işletilmektedir. Klasik sistemlerle benzer sıkıntılara sahip olan bu sistemlerin bazıları sizin bilgisayarlarınızı daha az kullanmakta ve klasik sistemlerdeki operasyon maliyetleri azaltmaya çalışmaktadır.
2.2. Bulut Tabanlı POS Sistemleri
Bulut tabanlı POS sistemleri, teknolojinin sunduğu en modern yaklaşımı kullanmakta ve öncelikle çevrim içi bazense çevrim dışı çalışmaktadır. Tüm operasyonlarını kendi sunucularından size sunmaktadır. Bulut tabanlı çözümlerde size özel olarak her hangi bir kurulum yapılmaz. Eğer size özel bir kurulum bulutta yapılıyorsa, bu sistemin tam anlamıyla bulut çözümü olduğunu söylemek zordur.
SaaS olarak da bilinen bulut tabanlı yaklaşımda yazılım size bir ürün olarak değil bir hizmet olarak sunulur. Herhangi bir sunucu ya da donanımsal gereksinim olmadan doğrudan web tabanlı çalışan yazılımlar bulut tabanlı yazılım kategorisini oluşturur. Yazılımı kullanan kişi, cep telefonu ya da bilgisayarından sadece internete bağlanarak istediği her yerden ilgili hizmeti alabilir.
Opsiyonel olan yardımcı programlar dışında, bilgisayarınıza bir kurulumun yapılmadığı bulut tabanlı POS sistemlerinde; saha operasyonu ya çok az ya da hiç olmadığı için maliyetler çok daha azdır. Genellikle aylık lisans satışı ile kullanılan bu sistemlerin çoğunda her hangi bir taahhüt gerekmez.
Klasik sistemlere göre daha ucuz olması sistemin daha az özelliğe sahip olduğu gibi yorumlanabilmektedir ancak bu ön yargı doğru değildir. Size özel olarak kurulmayan bu sistemlerin çok fazla ve farklı özelliği bulunsa da sadece sizin isteyeceğiniz farklı özellikler genelde geliştirme süreçlerine dahil edilmez. Yine de bulut tabanlı sistemler sürekli gelişir ve yeni özelliklerle rakiplerine karşı üstünlük kurmaya çalışır. Hataları düzeltilir ve sık sık güncellenir. Bu güncellemeler için sizin bilgisayarınızda bir işlem yapılmayacağı için her zaman en güncel sürüme erişmek kolaydır. Tabi bu güncellemelerin nasıl dağıtılacağı POS firmasının yoğurt yiyişine göre değişebilir.
Bulut tabanlı sistemlerin donanım ve yazılımı tüm kafe ve restoranlar tarafından kullanılır. Her hangi bir sorundan sistemi kullanan tüm restoranlar etkilenir. Bundan dolayı sistemler sürekli izlenir ve olası sorunların oluşmaması için tedbirler alınır. Sorun olması durumunda hızlıca müdahale edilir. Taahhüt dahi gerektirmeyen bu sistemlerin sorunları; müşterilerin hızlıca farklı POS çözümlerine geçmesine sebep olmaktadır.
2.2.1. Kullanım
İnternet üzerinden kullanılan bulut tabanlı yazılımların opsiyonelde olsa bir masaüstü uygulaması ve mobil cihazlar içinde uygulamaları bulunmaktadır. Teorik olarak bulut tabanlı POS yazılımları tüm cihazlarda çalışabilir. Eğer mevcut cihazlarınızda bulut tabanlı bir POS çözümü kullanmak istiyorsanız yardımcı yazılımların cihazlarınızla uyumlu olup olmadığını kontrol edip ücretsiz üyelik açarak sistemi test edebilirsiniz.
Genellikle Windows ve Android işletim sistemli cihazlar desteklenmektedir. Eğer kullanacağınız cihazlar Mac OS ya da Ubuntu ise sorunlar yaşayabilirsiniz. Özellikle iPhone kullanıyorsanız Apple Store’da cihazınız için uygulama olup olmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz.
Ritapos saydığımız tüm bu sistemlerde sorunsuz çalışmaktadır.
2.2.2. Fiyatlandırma
Bazı firmalar sisteme kayıt olurken bulunulan versiyon için bir yıllık güncellemeleri ücretsiz yayınlamakta, bir yıl sonrasında ise kullanım ücretini yıl sonundaki versiyonda sabit bırakmaktadır. Yeni versiyona geçmek isteyen restoranlardan ise güncelleme ücreti talep edilebilmektedir. Yeni versiyona geçmek için ücret ödemeyen restoranlar ise yazılımda bulunan hatalarla işletmelerini yönetmeye devam etmek zorunda kalmaktadır.
Bazı POS firmaları eski yazılımlarına desteği kesmekte ve güncelleme alınmasını zorunlu tutmaktadır.
Bulut tabanlı sistemler farklı kullanım yöntemleri sunarak farklı ücret paketleriyle de çalışabilmektedir. Çoğu POS firması kullanıcı sayısını baz alarak farklı paketler sunmaktadır. İhtiyaçlar doğrultusunda bir üst pakete ya da bir alt pakete geçmek mümkündür. Klasik yöntemlerde de gözüken bu yaklaşım etik dışı bir lisanslama yöntemidir. Kullanıcı sayısı restoranın büyüklüğünü ortaya çıkartmak için uygun bir ölçek olsa da kullanıcı sayısının fazla olması POS sistemine yük oluşturan bir parametre değildir.
Kullanıma dayalı fiyatlandırma da yapılabilmektedir. Bazı bulut tabanlı sistemler, sipariş sayısını lisanslamaktadır. Günde yüz siparişe kadar, iki yüz siparişe kadar ya da on bin sipariş ücreti gibi kullanıcının yaptığı işlem hacmine göre lisans ücretleri talep edilebilmektedir.
Bulut tabanlı POS sistemlerinde, çeşitli özelliklerin ek paketlerle satılması da sık görülen bir yaklaşımdır. Bu durum sadece POS sistemlerine özel değildir. Çoğu bulut tabanlı yazılım bu şekilde ek hizmetlerini sunmaktadır. QR menü, ödeme kaydedici cihaz entegrasyonu, yemek sepeti entegrasyonu, trendyol entegrasyonu gibi özelliklerin bazıları gerçekten POS firmasına bir operasyon yükü getirdiği için bu özelliklerin bu şekilde pazarlanması mantıklı olsa da kanuni zorunluklar gereği POS yazılımında bulunması gereken özelliklerin ayrıca lisanslanması restoran sahiplerinin açıkça kandırılması anlamına gelmektedir.
Şeffaf fiyatlandırma yapan çözümler seçmek restoran sahiplerini can sıkıcı sürprizlerden koruyacaktır. Ritapos’un fiyatlarını görmek için buraya tıklayabilirsiniz.
2.2.3. Destek
Bulut tabanlı sistemlerde genellikle destek uzaktan verilmektedir. Telefon, canlı sohbet, arıza kaydı açma, uzaktan bağlantı şeklinde yönetilen destek hizmetleri ücretli ya da ücretsiz şekilde verilebilmektedir. Bulut tabanlı POS sistemleri kullanıcı dostu arayüzler sunsa bile, sistemin doğru şekilde kullanılabilmesi için kısa bir eğitimin verilmesi oldukça önemlidir. Destek hizmetleri içerisinde, ücretsiz kurulum ve eğitimin bulunduğu yapılar sistemi kullanmaya başlarken karşılaşacağınız zorlukları ortadan kaldırabilir.
Bazı POS firmaları internet üzerinden yaptıkları etkinliklerle (webinar) ürünlerini ve yeni geliştirdikleri özellikleri kullanıcılarına anlatmakta, etkileşimli sunumlarla sorularını cevaplamaktadır. Klasik sistemlerde pek görülmeyen bu yaklaşım kullandığınız yazılımdan en yüksek verimi almanızı sağlamaktadır.
Sistemi kullanan kullanıcıların kolayca destek alabilecekleri bir yöntemin yazılım firması tarafından veriliyor olduğuna dikkat etmelisiniz. Örneğin biz tüm özelliklerimizi dokümante ederek her bir özelliği video’lu bir şekilde kullanıcılarımıza sunuyoruz. Bunun gibi içeriklerin sizin için hazır olması, işlemleri kimseye sormadan kendinizin yapabilmesini sağlamaktadır.